Проверка клиентов бухгалтерской фирмы в Финляндии: 8 шагов KYC
Практическое руководство KYC: идентификация клиента, бенефициары, PEP и санкции, оценка риска, принятие клиента и мониторинг по финскому законодательству.
Проверка клиента KYC (Know Your Customer) начинается до первого договора и продолжается на протяжении всего обслуживания. Бухгалтерская фирма должна понимать, кто её клиент, кто фактически контролирует бизнес и какие операции для него обычны.
Ведение бухгалтерии по поручению подпадает под действие финского закона 444/2017 о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма. До проверки отдельных клиентов подготовьте оценку рисков самой фирмы, распределите обязанности и уточните требования к регистрации. Эти вопросы рассматриваются в § 2 главы 1, § 3 главы 2, главе 5 и § 1 главы 9.
Восемь шагов ниже помогут организовать проверку корпоративного клиента. Объём проверки зависит от клиента и риска. Даже при использовании программы фирма должна документировать собственное решение и его основания. Ссылки на финские законы ведут к текстам на финском языке.
1. Соберите и проверьте основные сведения о клиенте
Запросите официальное название, Y-tunnus, адрес, место регистрации и вид деятельности компании. Сверьте сведения с актуальными данными YTJ и торгового реестра. Соберите также предусмотренные законом данные членов правления или аналогичного органа управления. Для toiminimi идентифицируется сам предприниматель.
Что записать на практике: источник реестровых данных, дату, проверяющего и расхождения со сведениями клиента. Устраните расхождения до принятия клиента.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 3, § 2–3.
2. Подтвердите личность и полномочия представителя
Идентифицируйте действующего от имени клиента человека и подтвердите личность надёжным способом, например по действующему удостоверению личности или через строгую электронную идентификацию. Проверьте право представлять компанию по торговому реестру или доверенности. Сохраните способ проверки, необходимые идентификационные сведения и дату.
Что записать на практике: кто действует от имени клиента, на каком основании и как подтверждена личность. При дистанционном подключении учитывайте специальные требования закона к удалённой идентификации.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 3, § 2–3 и 11.
3. Установите структуру владения и бенефициаров
Запросите цепочку владения и контроля до физических лиц. Выясните владение более чем 25 процентами, такую же долю голосов и другие способы фактического контроля. Сравните объяснение клиента с реестром бенефициаров и устраните расхождения. Запишите идентификационные сведения и основание контроля. Если таких лиц нет или их невозможно установить, примените предусмотренную законом процедуру для руководителей и документируйте проведённые проверки.
Что записать на практике: схему владения или контроля, данные бенефициаров и проведённые проверки. Не полагайтесь только на запись в реестре. Инструкция PRH о бенефициарах объясняет в том числе косвенный контроль.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 1, § 5, и глава 3, § 6.
4. Разберитесь в деятельности и движении денег
Уточните, что компания продаёт, кому и в каких странах. Запишите цель обслуживания, ожидаемый оборот, объём платежей, использование наличных и зарубежные связи. Выясните происхождение средств в объёме, соответствующем риску и обстоятельствам. Эти сведения станут основой для оценки отклонений в дальнейшем.
Что записать на практике: объяснение клиента о деятельности и ожидаемых платежах. Например, частые переводы от финской консультационной компании частным лицам за рубежом требуют выяснения оснований.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 3, § 4.
5. Проверьте статус PEP и санкционные риски
На основе риска выясните политическую значимость клиента и бенефициаров, включая соответствующие семейные связи и близких деловых партнёров. По отдельной процедуре проверьте санкции и решения о замораживании средств, разберите возможные совпадения. Статус PEP требует усиленной проверки, но сам по себе не означает санкцию или запрет на обслуживание.
Что записать на практике: кого проверяли, источники, дату, результаты и решение по возможным совпадениям. Сверяйте совпадение имени с другими идентификаторами. Низкий риск клиента не отменяет обязанности соблюдать санкции.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 3, § 13 и 16.
6. Зафиксируйте риск и дополнительные проверки
Оцените отрасль, владение, страны, услуги и способ взаимодействия по модели рисков своей фирмы. Обоснуйте уровень риска и выбранные проверки. Если закон или повышенный риск требует усиленных мер, получите дополнительные сведения и необходимое одобрение руководства до начала работы. Для клиента с PEP-статусом выясняется также происхождение средств и состояния.
Что записать на практике: уровень риска с обоснованием, недостающие сведения, ответственного и условия принятия клиента. Низкий риск может допускать упрощённую проверку, но постоянный мониторинг сохраняется.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 2, § 3, и глава 3, § 1, 8, 10 и 13.
7. Документируйте решение о принятии клиента
Назначьте утверждающего и запишите решение, обоснование и дату. Не начинайте обслуживание, если невозможно выполнить предусмотренные законом требования проверки. При необходимости оцените, требуется ли сообщение о подозрительной операции. Зелёная отметка в программе сама по себе не является решением о принятии клиента.
Что записать на практике: решение, ответственного, дату, условия и срок следующей проверки. В предусмотренных законом случаях о подозрительной операции незамедлительно сообщают в финское подразделение финансовой разведки. Сообщать клиенту о поданном уведомлении нельзя.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 3, § 1, и глава 4, § 1 и 4.
8. Организуйте мониторинг и хранение документов
Установите периодичность проверки по уровню риска и обновляйте сведения при смене владельцев, представителей или деятельности. Сопоставляйте операции с известным вам бизнесом и выясняйте причины отклонений. Храните сведения и подтверждения проверок защищённо, как правило, пять лет после завершения постоянных отношений с клиентом. Предоставляйте доступ только тем, кому он нужен.
Что записать на практике: ответственного за мониторинг, периодичность и события, запускающие обновление данных. Информируйте клиента об обработке персональных данных, ограничьте доступ и предусмотрите удаление после окончания срока хранения.
Нормы закона: Закон Финляндии 444/2017, глава 3, § 3–4.
Что хранить в KYC-досье клиента?
Соберите основные сведения и реестровые источники, проверку представителя, сведения о бенефициарах, описание бизнеса, проверки PEP и санкций, оценку риска, решение о принятии и записи мониторинга. Для каждой проверки укажите исполнителя и дату. Это практическая структура досье; точный состав обязательных сведений установлен в § 3 главы 3 закона 444/2017.
Сведения и документы, полученные для исполнения обязанности сообщать о подозрительных операциях, хранятся отдельно от обычного клиентского реестра. Для их хранения и конфиденциальности действуют специальные правила § 3–4 главы 4.
Основные законы и официальные источники
- Закон 444/2017 о противодействии отмыванию денег и финансированию терроризма: проверка клиентов, оценка риска, мониторинг, уведомления и хранение данных.
- Закон 659/1967 об исполнении отдельных обязательств Финляндии как члена ООН и ЕС и закон 325/2013 о замораживании средств для противодействия терроризму: национальные санкционные меры и замораживание средств. Применимые санкционные регламенты ЕС проверяются отдельно; поиск имени в списке не охватывает все ограничения.
- Общий регламент ЕС о защите данных 2016/679 (GDPR): в частности, статьи 5, 6, 13–14 и 32 регулируют минимизацию данных, правовое основание, информирование и защиту.
- PRH: кто является бенефициаром? (на финском): практические пояснения о владении и контроле.
Подробнее о санкционном контроле читайте в статье Проверка санкционных списков в бухгалтерской фирме. Если вы создаёте свою фирму, вернитесь к руководству по открытию бухгалтерской фирмы.
