Tositteiden massatuonti: kuittipinosta tarkistettaviksi kirjauksiksi
Tuo kuitit ja laskut tulos.ai:hin erissä, anna AI:n valmistella tiliöintiehdotukset ja keskity tarkistamiseen. Käytännön esimerkki näyttää myös epäselvät tositteet ja pakettirajat.
Tositteiden massatuonnissa useita kuitteja tai laskuja tuodaan kirjanpito-ohjelmaan samalla kertaa. Kun tuontiin yhdistyy AI-luku ja tiliöintiehdotus, jokaisen tositteen tietoja ei tarvitse alkaa syöttää erikseen. Työ siirtyy valmisteltujen tietojen tarkistamiseen ja epäselvien tapahtumien selvittämiseen.
tulos.ai:ssa voit tuoda kuitti- ja laskuaineistoa erissä. AI lukee dokumenttien tietoja ja ehdottaa kirjanpitotilejä sekä ALV-käsittelyä aikaisemman kirjanpidon perusteella. Toistuva ohjelmistolasku voi saada ehdotuksen yrityksen käyttämälle ohjelmistokulujen tilille, mutta poikkeava laitehankinta tarvitsee oman arvionsa.
Massatuonti ei tarkoita kaikkien tapahtumien hyväksymistä yhdellä kertaa. Se tarkoittaa, että lähtökohtana ovat tarkistettavat ehdotukset tyhjien kirjauskenttien sijaan. Alla oleva 20 tiedoston esimerkki näyttää, miten työ kannattaa jakaa yrittäjän, ohjelmiston ja kirjanpitäjän kesken.
Sisällysluettelo
- Esimerkki: kuukauden aineisto 20 tiedostossa
- Miten aineisto tuodaan tulos.ai:hin?
- Mitä aikaisempi kirjanpito auttaa ehdottamaan?
- Mitä tarkistat ennen kirjausta?
- Entä puuttuva, epäselvä tai kahteen kertaan toimitettu tosite?
- Mitä massatuonnin käyttöön sisältyy?
- Työnjako yrittäjälle ja tilitoimistolle
- Usein kysytyt kysymykset
Esimerkki: kuukauden aineisto 20 tiedostossa
Pieni asiantuntijayritys toimittaa kirjanpitäjälle kuukauden ostoaineiston. Osa dokumenteista on sähköpostin PDF-laskuja ja osa puhelimella kuvattuja kuitteja.
Esimerkki on havainnollistava, ei oikea asiakastapaus tai mitattu tuotetesti. Se ei kuvaa tulos.ai:n tiettyä näkymää eikä lupaa tiettyä käsittelyaikaa.
| Aineisto | Tiedostoja | Mihin tarkistus kohdistuu? |
|---|---|---|
| Toistuvat kotimaiset palvelulaskut | 8 | Vastaavatko tili, kausi ja ALV tämän kuun laskua? |
| Yrityksen tarvikekuitit | 6 | Ovatko luetut tiedot oikein ja ostokset yrityksen käyttöön? |
| Ulkomaiset ohjelmistolaskut | 2 | Myyjän tiedot ja tilanteeseen sopiva ALV-käsittely. |
| Kuitti, jossa on myös yksityinen ostos | 1 | Yrityksen ja yksityisen osuuden erottaminen. |
| Tavallista suurempi laitehankinta | 1 | Hankinnan kirjanpitokäsittely, ei pelkkä toimittajan oletustili. |
| Epäselvä kuittikuva | 1 | Uusi luettava kuva tai muu tarvittava selvitys. |
| Yhden palvelulaskun toinen kopio | 1 | Sama tapahtuma ei saa tulla kirjatuksi uudelleen. |
| Yhteensä | 20 | 19 eri liiketapahtumaa, koska yksi tiedosto on kaksoiskappale. |
Massatuonnin hyöty ei ole siinä, että nämä kaikki käsiteltäisiin samalla tavalla. Hyöty syntyy siitä, että perustietojen lukemista ja ensimmäisten kirjausehdotusten valmistelua voidaan tehdä erälle, ja tarkistuksessa huomio kohdistetaan tositteen sisältöön.
Esimerkin kahdeksan toistuvaa laskua eivät tarvitse joka kuukausi alusta asti tehtävää tietojen syöttöä. Silti niiden summat ja käsittely voivat muuttua. Tuttu toimittaja ei ole peruste ohittaa tarkistusta.
Miten aineisto tuodaan tulos.ai:hin?
tulos.ai:n aineiston vastaanottoa ei tarvitse rakentaa yhden kanavan varaan. Valitse tapa sen mukaan, missä dokumentti syntyy.
Sähköpostilla saapuneet laskut suoraan käsittelyyn
Yrittäjä voi lähettää dokumentteja sähköpostitse tulos.ai:hin käsiteltäväksi. Näin jokaista liitettä ei tarvitse ensin tallentaa omalle tietokoneelle ja ladata sieltä uudestaan.
Käytä käyttöönotossa sovittua vastaanotto-osoitetta ja varmista, että aineisto menee oikealle yritykselle. Jos sama lasku on jo tullut verkkolaskuna tai toimitettu toisesta kanavasta, älä lähetä siitä uutta kopiota varmuuden vuoksi.
Puhelimella kuvattu kuitti
Kuvaa paperikuitti niin, että sen tiedot näkyvät kokonaan. Lisää ostoksen tarkoitus silloin, kun se ei käy kuitista selvästi ilmi. Puhelimella otetun kuvan voi toimittaa palveluun mobiiliselaimella tai sähköpostitse.
Mobiilikäyttö ja erillinen sovellus ovat eri asioita: tulos.ai:n nykyinen hinnasto kuvaa mobiiliselainkäytön saatavilla olevaksi ja Android- sekä iPhone-sovellukset vielä tulossa oleviksi. Tarkista ajantasainen saatavuus.
Valmiiksi koottu aineisto erälatauksena
Kun kuukauden kuvat ja PDF-laskut ovat jo yhdessä, tuo ne paketin sallimissa erissä. Tuonti käynnistää aineiston käsittelyn, mutta varmista sen jälkeen, että odottamasi dokumentit ovat mukana ja niiden tiedot luettavissa.
Pidä eri liiketapahtumien tositteet erillisinä dokumentteina ja saman laskun sivut yhdessä. Älä oleta, että ohjelmisto erottaa kymmenet eri kuitit yhdestä pitkästä PDF:stä, avaa ZIP-arkiston tai käsittelee minkä tahansa kuvamuodon. Varmista tiedostomuodot ja tiedostokoot ennen suuren tai poikkeavan aineiston tuontia.
Kyse on tositteiden tuonnista, ei automaattisesti koko kirjanpitohistorian siirrosta. Vanhan ohjelman saldot, avoimet laskut ja aikaisemmat kirjaukset vaativat erillisen siirtosuunnitelman.
Mitä aikaisempi kirjanpito auttaa ehdottamaan?
Sama kululaji voidaan kirjata eri yrityksissä eri tileille. Siksi käyttökelpoinen ehdotus ei perustu vain siihen, että dokumentissa lukee esimerkiksi “ohjelmistopalvelu”. Myös yrityksen aikaisempi kirjanpito on hyödyllinen vertailukohta.
tulos.ai:n AI-kirjausehdotukset hyödyntävät aiempia kirjauksia ja aineistoa. Esimerkkierän toistuville laskuille voidaan näin valmistella yrityksen omia käytäntöjä vastaavia tilejä. Kirjanpitäjä tarkistaa ehdotukset sen sijaan, että valitsisi jokaisen tilin kokonaan alusta.
Uusi kulutyyppi tai muuttunut ostos ei välttämättä vastaa historiaa. Jos samalta toimittajalta ostetaan kuukausipalvelun sijaan laite, aiempi kulutili voi olla väärä. Korjaa käsittely tämän tapahtuman perusteella; historia auttaa ehdottamaan, mutta ei ratkaise asiaa puolestasi.
Tilien numeroita ei ole sidottu tässä esimerkissä tiettyyn tilikarttaan. Tavoite on oikea käsittely juuri kyseisessä yrityksessä. AI-tiliöinnin oppaassa käymme tarkemmin läpi ehdotuksen, sääntöautomaation ja tositteen tietojen luvun erot.
Mitä tarkistat ennen kirjausta?
Aloita vertaamalla luettuja tietoja alkuperäiseen tositteeseen. Tarkista sitten ehdotettu käsittely ja tapahtuman yhteys muuhun kirjanpitoon.
| Tarkistus | Käytännön kysymys |
|---|---|
| Oikea yritys ja oikea dokumentti | Kuuluuko tämä hankinta tälle yritykselle, ja onko kyse laskusta, kuitista vai esimerkiksi tilausvahvistuksesta? |
| Luetut tiedot | Ovatko päiväys, toimittaja, valuutta, summat ja verotiedot oikein? |
| Tili ja kausi | Vastaavatko ehdotukset ostoksen sisältöä ja oikeaa kirjauskautta? |
| ALV | Onko kyse vähennykseen oikeuttavasta käytöstä ja oikein tulkitusta verokäsittelystä? |
| Maksun yhteys | Onko ostos jo kirjattu ostolaskuna, ja kuuluuko pankkitapahtuma samaan tapahtumaan? |
| Täydellisyys | Jäikö aineistosta puuttumaan sivuja, dokumentteja tai käyttötarkoituksen selvityksiä? |
Esimerkkierän yksityisen ostoksen sisältävää kuittia ei hyväksytä kokonaan yrityksen kuluksi vain siksi, että se maksettiin yrityksen kortilla. ALV-vähennyksen edellytykset arvioidaan todellisen käytön perusteella. Verohallinnon ohje ALV-vähennyksistä.
Selkeä kuva ja oikeat summat eivät myöskään yksin tee dokumentista riittävää laskua. ALV-vähennyksen lähtökohtana on asianmukainen lasku tai muu laskuna toimiva tosite. Verohallinnon laskutusvaatimukset.
Entä puuttuva, epäselvä tai kahteen kertaan toimitettu tosite?
Epäselvä kuva: hanki parempi lähtötieto
Jos summaa tai ostoksen sisältöä ei voi lukea, uusi kuva tai myyjän laskukopio on parempi ratkaisu kuin arvailu. AI:n uskottavalta näyttävä ehdotus ei korvaa puuttuvaa tietoa. Pidä tapahtuma selvitettävänä ja sovi, kuka hankkii täydennyksen.
Sama lasku kahdesti: tarkista ennen uutta kirjausta
Esimerkin 20 tiedostoa eivät tarkoita 20 uutta ostoa. Vertaa epäiltyä kaksoiskappaletta toimittajan, laskunumeron, päiväyksen ja summan perusteella jo vastaanotettuun aineistoon.
tulos.ai:n hinnasto sijoittaa mahdollisten kaksoislaskujen tunnistamisen edistyneisiin automaattisiin tarkistuksiin, jotka kuuluvat Autopilottiin. Tämä ei ole lupaus kaikkien kaksoiskappaleiden estämisestä kaikissa paketeissa. Vastaanottokanavien työnjako ja oma tarkistus ovat edelleen tärkeitä.
Pankissa on maksu mutta tositetta ei ole: pyydä puuttuva dokumentti
Massatuonti käsittelee jo saatua aineistoa. Se ei yksin ratkaise maksua, jonka kuitti jäi yrittäjän sähköpostiin.
tulos.ai voi muodostaa pankkitapahtuman perusteella sähköpostipyynnön puuttuvalle kuitille, laskulle tai muulle dokumentille. Automaattinen muistuttaminen vähentää tarvetta kirjoittaa sama pyyntö käsin uudestaan, kun ominaisuus kuuluu käytössä olevaan pakettiin.
Kun dokumentti toimitetaan, varmista, että se liitetään oikeaan tapahtumaan eikä kirjausta tehdä kahdesti. Koko keräysvaihe on kuvattu oppaassa Tositteiden kerääminen ilman jatkuvaa muistuttelua.
Mitä massatuonnin käyttöön sisältyy?
Erän koko, AI-lukujen määrä ja kirjanpitokirjausten määrä ovat kolme eri asiaa. Nykyinen tulos.ai:n hinnasto erottaa ne näin:
| Ominaisuus | Startti | Automaatio ja Autopilotti |
|---|---|---|
| Tositteiden tuonti erässä | 5 kpl kerralla | Hinnastossa rajaton |
| AI-tositteen luku kuukaudessa | 30 | Rajaton |
| AI-kirjausehdotukset kuukaudessa | 30 | Rajaton |
| Kirjanpitokirjaukset | Rajaton | Rajaton |
| Puuttuvien tositteiden sähköpostimuistutukset | Ei sisälly | Sisältyvät |
Massatuonti kuluttaa AI-luku- ja kirjausehdotuskapasiteettia samalla tavalla kuin yksittäiset lataukset. Startissa esimerkin 20 tiedostoa jaetaan siis vähintään neljään tuontierään, ja käytettävissä oleva kuukausikapasiteetti tarkistetaan erikseen.
Hinnaston rajaton erämäärä ei tarkoita lupausta rajoittamattomasta tiedostokoosta, kaikista tiedostotyypeistä tai virheettömästä käsittelystä. Varmista suurten aineistojen käytännöt ennen käyttöönottoa. Pakettitiedot on tarkistettu 25.9.2026; ajantasainen hinnasto löytyy täältä.
Työnjako yrittäjälle ja tilitoimistolle
Toiminimiyrittäjän tärkein tehtävä on toimittaa aineisto ja kertoa, mitä varten ostos tehtiin. Tilin valinnan valmistelua voi antaa ohjelmistolle, mutta epäselvää käyttötarkoitusta ei voi ulkoistaa AI:n arvattavaksi.
Pienessä OY:ssä kuitin toimittaja voi olla eri henkilö kuin sen hyväksyjä. Sovi, kuka täydentää työntekijän ostoksen tiedot ja kuka vastaa kuukauden aineiston valmistumisesta. Apuna on OY:n kuukausikirjanpidon aineistolista.
Tilitoimistossa sovi asiakkaalle selkeä toimitustapa ja määräpäivä sekä toimiston sisäinen tarkistusvastuu. Massatuonti on hyödyllinen vasta, kun valmisteltu erä myös käsitellään loppuun. Kirjanpitäjän työlista auttaa määrittelemään, mitä automatisoidaan ja mitä tarkistetaan itse.
Kun arvioit hyötyä, mittaa koko työhön käytetty aika: aineiston vastaanotto, tuonnin tarkistus, kirjausehdotusten korjaukset, lisätietopyynnöt ja viimeistely. Pelkkä latauksen nopeus ei kerro, säästikö prosessi työtä.
Valmis aineisto tukee myös seuraavaa työvaihetta: tulos.ai:ssa voi automatisoida ALV-ilmoituksen ja työnantajan erillisilmoituksen lähetyksen. Massatuonti ei kuitenkaan yksin tee kirjanpidosta tai ilmoituksesta valmista. Selvitä erikseen ilmoitusautomaation käyttöönotto, tarkistusvastuut ja pakettisisältö.
Tutustu tulos.ai:n tilitoimistoratkaisuun tai katso yrittäjän käyttötapa.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko kuitit tuoda kirjanpitoon yhdellä kertaa?
Useita tositteita voi tuoda erässä, mutta eräkoko riippuu paketista. tulos.ai Startin nykyinen raja on viisi tiedostoa kerralla. Automaatio- ja Autopilotti-paketeissa hinnasto ilmoittaa massatuonnin rajattomaksi; tiedostojen tekniset rajat kannattaa varmistaa erikseen.
Tarkoittaako massatuonti automaattista tiliöintiä?
Pelkkä massatuonti tarkoittaa tiedostojen tuontia erissä. tulos.ai:ssa siihen yhdistyvät AI-tietojen luku ja kirjausehdotukset. Ehdotuksen muodostuminen ja sen hyväksyminen kirjanpitoon ovat eri vaiheita.
Voiko ohjelma käyttää aikaisemmin valittuja kirjanpitotilejä?
tulos.ai:n ehdotukset hyödyntävät aikaisempaa kirjanpitoa. Se auttaa yrityskohtaisten käytäntöjen huomioimisessa, mutta ei takaa jokaisen uuden tapahtuman oikeaa tiliöintiä. Poikkeavat ostot tarkistetaan erikseen.
Voinko tuoda koko vanhan kirjanpidon kuittikansion?
Kuittikansion tiedostot ja valmis kirjanpitohistoria ovat eri asioita. Selvitä ensin, mitkä tapahtumat on jo kirjattu ja onko tarkoitus siirtää aineistoa vai tehdä uusia kirjauksia. Älä käsittele aiemmin kirjattuja tapahtumia uudelleen uutena kuukausiaineistona.
Tarvitseeko kuitit nimetä kirjanpitotilin mukaan?
Ennakkotiliöinti tiedostonimessä ei ole AI-ehdotusten lähtökohta. Olennaisempaa on luettava dokumentti, oikea yritys ja tarvittava tieto ostoksen tarkoituksesta. Säilytä aineiston järjestys niin, että voit tarkistaa, mitä erään kuului.
Kokeile yhdellä kuukaudella
Valitse yksi jo koottu aineistoerä ja käy läpi sen tavalliset ostot sekä poikkeukset. Katso, mitä tulos.ai valmistelee, paljonko tietoja korjaat ja mitkä tapahtumat tarvitsevat yrittäjän lisäselvityksen.
Tutustu tulos.ai:n ohjelmistoon ja kysy massatuonnin sopivuudesta omaan aineistoosi. Tavoite on vähemmän toistuvaa syöttötyötä ja selkeästi tarkistettu lopputulos.
Lähteet ja rajaukset
Päivitetty 25.9.2026. Tuotekuvaukset perustuvat nykyisiin tulos.ai:n ominaisuus- ja hinnastotietoihin sekä samana päivänä vahvistettuihin automaattisiin ilmoituslähetyksiin. Uusien lähetystoimintojen pakettijako ja hyväksyntäkäytännöt vahvistetaan erikseen. Esimerkkierä on kuvitteellinen; käsittelyaikaa, onnistumisprosenttia tai automaattista kaksoiskappaleiden estoa ei ole mitattu tätä artikkelia varten.
