Automaattinen pakotelistatarkistus tilitoimistolle: näin rakennat toimivan prosessin

Pakotelistatarkistus kuulostaa pieneltä työvaiheelta: kirjoitetaan nimi hakukenttään ja katsotaan, tuleeko osuma. Tilitoimiston arjessa se ei kuitenkaan riitä.

Toimiva pakotelistatarkistus on prosessi. Sen pitää kertoa, ketkä tarkistetaan, mitä listoja vasten tarkistus tehdään, milloin tarkistus toistetaan, kuka käsittelee mahdollisen osuman ja mistä voidaan myöhemmin todentaa, että tarkistus on tehty.

Tulos.ai:n näkökulma on käytännöllinen: pakotelistatarkistus kannattaa tuoda samaan työnkulkuun, jossa asiakas perustetaan, vastuuhenkilöt tunnistetaan ja kirjanpidon aineistoa käsitellään. Silloin tarkistus ei jää irralliseksi muistilapuksi tai kiirekuukauden manuaalityöksi.

Tämä artikkeli ei ole oikeudellista neuvontaa, vaan käytännön opas tilitoimiston prosessin rakentamiseen.

Sisällysluettelo

1. Miksi pakotelistatarkistus on tilitoimistolle olennainen?
2. Mitä listoja kannattaa seurata?
3. Keitä tilitoimiston pitäisi tarkistaa?
4. Milloin tarkistus kannattaa tehdä?
5. Miten mahdollinen osuma käsitellään?
6. Mitä hyvästä tarkastusjäljestä pitää löytyä?
7. Miten Tulos.ai auttaa?
8. Yhteenveto

Miksi pakotelistatarkistus on tilitoimistolle olennainen?

Rahanpesulaki koskee myös toimijoita, jotka hoitavat kirjanpitotehtäviä liike- tai ammattitoimintana toimeksiannosta. Tilitoimisto ei siis ole vain asiakkaan taloushallinnon tekninen käsittelijä, vaan osa järjestelmää, jonka pitää tunnistaa ja ehkäistä rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja pakotteiden kiertämisen riskejä.

Tilitoimistolla on tähän poikkeuksellisen hyvä näkymä. Se näkee asiakkaan myynnit, ostot, pankkitapahtumat, tositteet, palkat, omistajan nostot ja poikkeavat maksutavat. Siksi pakotelistatarkistus ei kuulu vain asiakkuuden alkuun, vaan osaksi jatkuvaa asiakastuntemusta.

Käytännön riski syntyy usein neljästä asiasta:

• asiakas, omistaja, vastuuhenkilö tai toimittaja on pakote- tai jäädytyslistalla
• asiakkaan omistus muuttuu, mutta tarkistusta ei tehdä uudelleen
• ulkomaankauppa tai maksuliikenne tuo mukaan uusia vastapuolia
• osuma havaitaan, mutta käsittelystä ei jää riittävää dokumentaatiota

Yksittäinen manuaalinen haku ei ratkaise näitä tilanteita. Tilitoimisto tarvitsee toistettavan toimintamallin.

Mitä listoja kannattaa seurata?

Suomalaisen tilitoimiston kannalta ydintaso muodostuu EU:n, YK:n ja Suomen kansallisten jäädyttämispäätösten seuraamisesta. Moni toimisto seuraa lisäksi OFAC-listoja, koska asiakkailla voi olla dollarimaksuja, yhdysvaltalaisia vastapuolia, kansainvälisiä pankkiyhteyksiä tai muita riskitekijöitä, joiden vuoksi OFAC-osuma on käytännössä tärkeä tieto.

Tärkeää on ymmärtää, että listojen määrä ei yksin tee prosessista hyvää. Prosessin pitää myös osata yhdistää nimivariaatiot, käsitellä yritysten ja henkilöiden tunnistetietoja, erottaa väärät positiiviset osumat ja säilyttää käsittelyhistoria.

Keitä tilitoimiston pitäisi tarkistaa?

Pelkkä yrityksen nimen tarkistaminen on liian kapea malli. Yritysasiakkaan pakoteriski voi liittyä myös henkilöihin, jotka omistavat, edustavat tai tosiasiallisesti käyttävät määräysvaltaa yrityksessä.

Tilitoimiston kannattaa määritellä tarkistuksen piiri ainakin näin:

1. Asiakasyritys eli varsinainen sopimuskumppani.
2. Asiakkaan edustajat kuten toimitusjohtaja, hallituksen jäsenet ja henkilöt, jotka käyttävät palvelua asiakkaan puolesta.
3. Tosiasialliset edunsaajat eli henkilöt, jotka omistavat yrityksen tai käyttävät siinä määräysvaltaa.
4. Keskeiset toimittajat ja muut vastapuolet riskiperusteisesti, erityisesti jos asiakkaalla on ulkomaankauppaa, suuria yksittäisiä maksuja tai poikkeavia maksujärjestelyjä.

PRH:n edunsaajatiedot ovat hyödyllinen osa kokonaisuutta, mutta ne eivät yksin riitä. Tilitoimiston pitää ymmärtää, kuka asiakasta tosiasiallisesti hallitsee ja onko tieto ajan tasalla.

Milloin tarkistus kannattaa tehdä?

Hyvä pakotelistatarkistus ei ole kertaluonteinen asiakkuuden aloituslomake. Listat muuttuvat, asiakkaan omistus muuttuu ja asiakkaan liiketoiminta voi muuttua.

Toimiva rytmi on yleensä tämä:

Automaatio on tässä tärkeä, koska manuaalinen kalenteriseuranta alkaa pettää heti, kun asiakkaita on enemmän kuin muutama kymmenen.

Miten mahdollinen osuma käsitellään?

Pakotelistatarkistuksessa osuma ei tarkoita automaattisesti, että asiakas on listattu henkilö tai yhteisö. Nimissä on variaatioita, samannimisiä henkilöitä on paljon ja osa listoista sisältää rajallisia tunnistetietoja.

Siksi tilitoimistolla pitää olla osumaprosessi:

1. Tarkista, mihin listaan osuma liittyy.
2. Vertaa nimeä, syntymäaikaa, kansalaisuutta, osoitetta, yritystunnuksia ja muita tunnisteita.
3. Arvioi, onko kyse väärästä positiivisesta osumasta vai mahdollisesta aidosta osumasta.
4. Kirjaa arvio, perustelu ja käsittelijä.
5. Eskaloi epäselvä tai mahdollinen aito osuma vastuuhenkilölle.
6. Keskeytä tarvittaessa asiakkuuden avaaminen, maksu tai muu toimenpide, kunnes asia on selvitetty.
7. Tee tarvittavat viranomaisilmoitukset sisäisen ohjeistuksen ja lainsäädännön mukaisesti.

Hyvä järjestelmä ei yritä piilottaa tätä ihmisen harkintaa. Sen tehtävä on tuoda osuma näkyviin, näyttää miksi se syntyi ja pakottaa käsittely dokumentoiduksi.

Mitä hyvästä tarkastusjäljestä pitää löytyä?

Jos tarkistuksesta ei jää jälkeä, sitä on vaikea näyttää tehdyksi jälkikäteen. Tilitoimiston pitäisi pystyä osoittamaan vähintään:

• milloin tarkistus tehtiin
• kuka tai mikä järjestelmä tarkistuksen teki
• ketä tai mitä tarkistus koski
• mitä listoja vasten tarkistus tehtiin
• mikä oli tarkistuksen tulos
• miten mahdollinen osuma käsiteltiin
• kuka hyväksyi lopputuloksen
• mitä lisäselvityksiä tehtiin

Tämä on yksi suurimmista eroista manuaalisen haun ja ohjelmistoon rakennetun tarkistuksen välillä. Manuaalisessa mallissa tieto jää helposti selaimen hakuhistoriaan, ruutukaappaukseen tai kirjanpitäjän muistiin. Ohjelmistossa tarkistus voidaan sitoa suoraan asiakkaaseen, vastuuhenkilöön, tapahtumaan ja käsittelypäätökseen.

Miten Tulos.ai auttaa?

Tulos.ai:n pakotelistatarkistus on rakennettu tilitoimiston työnkulkuun, ei erilliseksi sivupoluksi. Tavoite on, että pakollinen tarkistus tapahtuu oikeassa kohdassa ja siitä jää todennettava jälki ilman, että kirjanpitäjä ylläpitää erillisiä taulukoita.

Käytännössä tämä tarkoittaa:

1. Tarkistus asiakkuuden perustamisen yhteydessä. Uuden asiakkaan tiedot, edustajat ja vastuuhenkilöt voidaan tarkistaa osana samaa prosessia.
2. Tarkistus aktiivisille asiakkuuksille. Prosessi ei pääty ensimmäiseen hakuun, vaan tarkistus voidaan kytkeä muutoksiin ja jatkuvaan seurantaan.
3. Selkeä osumakäsittely. Mahdollinen osuma nostetaan näkyviin, jotta kirjanpitäjä tai vastuuhenkilö voi arvioida sen.
4. Tarkastusjälki. Tarkistuksesta jää kirjallinen jälki, joka tukee tilitoimiston rahanpesulain mukaista dokumentointia.
5. Vähemmän manuaalista muistamista. Järjestelmä auttaa varmistamaan, että tarkistus tehdään silloinkin, kun toimistolla on kiireinen kuukausisulku.

Automaatio ei poista tilitoimiston vastuuta eikä korvaa asiantuntijan arviota. Sen arvo on siinä, että toistuvat tarkistukset, muistutukset, listavertailut ja dokumentointi eivät jää yksittäisen henkilön muistin varaan.

Yhteenveto

Pakotelistatarkistus kannattaa rakentaa tilitoimistossa samalla logiikalla kuin hyvä kirjanpitoprosessi: toistettavaksi, dokumentoiduksi ja poikkeamat esiin nostavaksi.

Hyvä prosessi vastaa neljään kysymykseen:

1. Ketkä tarkistetaan?
2. Mitä listoja vasten tarkistus tehdään?
3. Milloin tarkistus tehdään uudelleen?
4. Miten osuma käsitellään ja dokumentoidaan?

Kun nämä asiat on viety ohjelmiston työnkulkuun, pakotelistatarkistus ei ole enää erillinen compliance-tehtävä. Se on osa asiakastuntemusta ja normaalia tilitoimiston laadunvarmistusta.

Lue myös: Pakotelistatarkistukset tilitoimistossa: pakollinen osa AML- ja KYC-prosessia

Lähteet

• Finlex: Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä 444/2017
• Finanssivalvonta: Asiakkaan tunteminen ja tunnistaminen
• Ulkoministeriö: Kansainväliset pakotteet
• Ulkoministeriö: Mitä ovat kansainväliset pakotteet
• Euroopan komissio: Consolidated list of persons, groups and entities subject to EU financial sanctions
• United Nations Security Council: UN Security Council Consolidated List
• U.S. Department of the Treasury: OFAC Sanctions List Service
• PRH: Edunsaajailmoitus kaupparekisteriin