Miten helsinkiläinen tilitoimisto vapautti kapasiteettia kasvuun tulos.ai:n avulla
Kuittien jahtaaminen, yksittäinen tallennustyö ja ALV-kauden ylityöt söivät kannattavuutta. Näin noin 200 asiakkaan tilitoimisto vapautti kapasiteettia, pystyi ottamaan lisää asiakkaita ja paransi arjen kannattavuutta.
“Sama tiimi pystyy palvelemaan enemmän asiakkaita ilman, että ALV-viikot kaatuvat päälle.”
Näin Astrid Vikström kuvaa muutosta pienessä helsinkiläisessä tilitoimistossa, jossa kasvu oli pitkään törmännyt samaan rajaan: asiakkaita olisi voitu ottaa lisää, mutta ALV-kausien kuittirumba, yksittäinen tallennustyö ja viime hetken kiire söivät kapasiteetin juuri silloin, kun tarkkuutta olisi tarvittu eniten.
Toimistolla on noin 200 asiakasta. Asiakkaat ovat tavallisia yrittäjiä: konsultteja, palveluntuottajia, luovia tekijöitä, paikallisia osaajia ja pieniä asiantuntijayrityksiä. Yksittäinen asiakas ei ole monimutkainen, mutta kun samanlainen arki toistuu kahdensadan asiakkaan kohdalla, pienistä kitkoista tulee iso työkuorma ja kasvun este.
Suurin ongelma ei ollut kirjanpidon vaikeus. Suurin ongelma oli rytmi.
Kuukauden aikana kuitteja ja laskuja puuttui. Asiakkaita muistutettiin sähköpostilla. Viesteihin vastattiin eri aikaan, eri kanavissa ja eri tarkkuudella. Osa asiakkaista toimitti kaiken ajoissa. Osa muisti vasta, kun ALV-ilmoituksen määräpäivä oli melkein käsillä.
Ja juuri silloin alkoi kiire, joka näkyi suoraan kannattavuudessa: lisätyö tehtiin iltaisin, tarkistamiseen jäi vähemmän aikaa ja uusien asiakkaiden vastaanottaminen tuntui riskiltä.
Päivää ennen määräaikaa
Monessa tilitoimistossa ALV-kauden viimeiset päivät tuntuvat samalta.
Työpöydällä on lista asiakkaista, joilta puuttuu vielä kuitteja. Sähköpostissa on vastauksia, joiden liitteenä on yksittäisiä kuvia. Osalla asiakkaista kuitti on lähetetty kerran aiemmin, mutta väärään ketjuun. Joku lähettää kuvakaappauksen verkkopankista, vaikka tarvittaisiin varsinainen kuitti. Joku toinen tuo kaiken yhdellä kertaa viimeisenä iltana.
Tässä helsinkiläisessä tilitoimistossa ongelma kärjistyi erityisesti pienten asiakkaiden kohdalla. Asiakkaita oli paljon, aineistot olivat pieniä, mutta jokainen kuitti piti silti käsitellä.
Edellisessä kirjanpito-ohjelmassa oli maksullinen kuitin skannaus -toiminto. Se auttoi lukemaan tietoja, mutta ei poistanut varsinaista työtä. Kuitteja käsiteltiin edelleen yksi kerrallaan. Jokainen tiedosto piti avata, tarkistaa, hyväksyä, kohdistaa ja kirjata. Kun aineisto tuli myöhässä, työ ei jakautunut tasaisesti kuukaudelle. Se kasaantui ALV-raportoinnin viimeisiin päiviin.
Silloin kirjanpitäjän työ muuttui rauhallisesta asiantuntijatyöstä selviytymiseksi. Samalla kasvu alkoi näyttää huonolta idealta: lisää asiakkaita olisi tarkoittanut vielä enemmän kuormaa kriittisille päiville.
Kiire ei vain hidasta. Se lisää virheitä.
Kun kaikki tulee viime hetkellä, ongelma ei ole vain se, että työpäivä pitenee.
Ongelma on se, että tarkkaavaisuus alkaa kulua.
Kuitteja kirjataan kiireessä. Samalla pitää huomata puuttuvat tositteet, väärät ALV-kannat, epäselvät ostot, tuplana tulleet liitteet ja asiakkaan erikoiset selitykset. Mitä enemmän aineistoa tulee kerralla, sitä vaikeampaa on huomata pieniä poikkeamia.
Tilitoimiston arjessa tämä näkyi ylitöinä, stressinä ja jatkuvana tunteena siitä, että kuukauden tärkein työ tehdään liian kapeassa aikaikkunassa. Liiketoiminnan näkökulmasta ongelma oli vielä suurempi: jos jokainen uusi asiakas toi mukanaan saman määrän manuaalista työtä, liikevaihto saattoi kasvaa mutta kannattavuus ei parantunut samassa suhteessa.
Asiakkaankaan kokemus ei ollut erityisen hyvä. Edellinen järjestelmä oli monelle yrittäjälle vaikea käyttää. Jos käyttöliittymä tuntui hankalalta, asiakas ei toimittanut aineistoa heti. Jos aineiston lähettäminen tuntui vaivalloiselta, kuitti jäi puhelimen kuviin, sähköpostiin tai hansikaslokeroon.
Kirjanpitäjä joutui paikkaamaan sekä järjestelmän että asiakkaan arjen kitkaa.
Mitä muutettiin?
tulos.ai:n käyttöönotossa lähdettiin ratkaisemaan neljää käytännön ongelmaa:
- miten asiakkaalta saadaan puuttuvat kuitit aikaisemmin
- miten monta kuittia voidaan käsitellä ilman yksittäistä klikkailua
- miten kirjanpitäjä näkee poikkeamat ennen kuin kiire on pahimmillaan
- miten sama tiimi voi hoitaa enemmän asiakkaita ilman, että työ muuttuu ylitöiksi
Tärkeää oli, että tilitoimiston ei tarvinnut rakentaa prosessia uusiksi yhdessä yössä. Työnkulku otettiin käyttöön hallitusti, asiakasryhmä kerrallaan.
Ensimmäinen iso muutos oli aineiston massakäsittely. Sen sijaan, että kuitteja käsiteltiin yksi kerrallaan, tulos.ai:hin voitiin tuoda useita kuitteja kerralla. Tekoäly luki tiedot, ehdotti käsittelyä ja vei kuitit valmiiksi tarkistettavaksi.
Kun samoja toimittajia, asiakkaita ja ostotyyppejä alkoi toistua, työnkulku meni vielä pidemmälle. Tekoäly pystyi kirjaamaan kuitit itsenäisesti silloin, kun käsittely oli riittävän selvä ja vastasi aiemmin hyväksyttyä tapaa. Kirjanpitäjän rooli ei ollut enää naputella jokaista riviä käsin, vaan varmistaa poikkeamat, tarkistaa epäselvät tapaukset ja korjata tarvittaessa.
Tämän toimiston aineistolla kirjausehdotukset menivät tyypillisesti oikein noin 99 prosentin tarkkuudella. Se ei tarkoittanut, että kirjanpitäjä katoaisi prosessista. Päinvastoin: kirjanpitäjän työ siirtyi yksittäisestä syöttämisestä tarkistamiseen, poikkeamien katsomiseen ja asiakkaan tilanteen ymmärtämiseen.
Toinen iso muutos oli kuittien jahtaaminen.
tulos.ai alkoi muistuttaa asiakkaita puuttuvista tositteista automaattisesti. Kirjanpitäjän ei tarvinnut enää käyttää samaa määrää aikaa siihen, että hän etsi puuttuvia tapahtumia ja kirjoitti asiakkaalle uuden viestin. Asiakas näki selkeämmin, mitä puuttuu ja mihin se liittyy.
Kolmas muutos oli työn ohjaaminen komentopalkin kautta.
Komentopalkki muutti pientä arkea enemmän kuin odotettiin
Tilitoimistossa huomattiin nopeasti, että yksi suurimmista ajansäästöistä ei tullut vain kuittien lukemisesta. Se tuli siitä, ettei käyttäjän tarvinnut enää kulkea järjestelmässä hiirellä näkymästä toiseen.
Komentopalkki teki tavallisista työvaiheista nopeampia.
Kirjanpitäjä saattoi hakea asiakkaan, siirtyä tarkistusta vaativiin tapahtumiin, pyytää tekoälyltä ehdotuksen tai rajata työn tiettyyn kuukauteen ilman, että piti klikata valikkoja ja alavalikkoja läpi.
Aluksi komentopalkki oli vain nopeampi tapa navigoida. Pian siitä tuli tapa tehdä työtä.
Kun toimisto oppi käyttämään komentopalkkia paremmin, hyöty kasvoi. Työvaiheita, jotka olivat aiemmin vaatineet useita klikkauksia, tehtiin yhdellä komennolla. Kun kirjanpitäjä huomasi saman kaavan toistuvan usealla asiakkaalla, komentopalkista tuli tapa käsitellä kokonaisia työjonoja, ei vain yksittäisiä ruutuja.
Tässä kohtaa tekoäly muuttui käytännön työkaluksi. Ei erilliseksi tempuksi tai irralliseksi chatiksi, vaan osaksi sitä, miten kirjanpitäjä tekee ja ohjaa työtään.
Aikaa vapautui kasvulle
Muutos näkyi selkeimmin juuri niissä viikoissa, jotka olivat aiemmin olleet kaikkein kuormittavimpia.
Puuttuvia kuitteja alettiin kerätä aiemmin. Asiakkaat saivat selkeämpiä muistutuksia. Useita kuitteja voitiin toimittaa kerralla. Kirjanpitäjä pystyi keskittymään poikkeamiin ja tarkistuksiin sen sijaan, että jokainen yksittäinen kuitti vaati saman määrän käsityötä.
Virheitä syntyi vähemmän, koska kiireessä tehtävän mekaanisen työn määrä väheni. Ylityöt vähenivät, koska aineisto ei enää kasaantunut samalla tavalla viimeisille päiville. Myös stressi helpotti, kun kirjanpitäjä näki aikaisemmin, mikä oli vielä kesken ja mikä jo valmista.
Tärkein liiketoimintavaikutus liittyi kuitenkin kapasiteettiin.
Kun sama asiakasmäärä ei enää vaatinut yhtä paljon käsityötä, toimistolle jäi enemmän tilaa ottaa vastaan uusia asiakkaita ilman, että jokainen kasvun askel tarkoitti uutta rekrytointia tai lisää ylitöitä. Liikevaihdon kasvattaminen alkoi näyttää realistisemmalta, koska työmäärän ei tarvinnut kasvaa samassa suhteessa asiakasmäärän kanssa.
Samalla myös kannattavuus parani. Aikaa säästyi erityisesti niistä työvaiheista, joiden lisäarvoa asiakkaan on vaikea nähdä: kuittien etsimisestä, yksittäisten tietojen tallentamisesta ja järjestelmässä klikkailusta. Kun nämä tunnit vähenivät, kirjanpitäjän aikaa voitiin käyttää tarkistamiseen, neuvontaan ja uusien asiakkaiden palvelemiseen.
Vaikutus näkyi myös asiakkaan arjessa.
Kun asiakkaan ei tarvinnut opetella monimutkaista käyttöliittymää tai arvailla, mitä tilitoimisto tarvitsee, aineiston toimittamisesta tuli helpompaa. Asiakas sai selkeämmän pyynnön. Kirjanpitäjä sai paremman vastauksen. Molemmat säästivät aikaa.
Mikä tässä on olennaista pienelle tilitoimistolle?
Moni pieni tilitoimisto ei tarvitse näyttävää digitalisaatiohanketta. Se tarvitsee arkeen vähemmän kitkaa, jotta kasvu ei automaattisesti tarkoita lisää iltatöitä.
Jos toimistolla on paljon pieniä asiakkaita, jokainen yksittäinen klikkaus, viesti ja puuttuva kuitti kertautuu. Kun asiakkaita on 20, asian kanssa vielä pärjää. Kun asiakkaita on 200, sama kitka alkaa ohjata koko kuukauden rytmiä ja rajoittaa sitä, kuinka kannattavasti toimisto voi kasvaa.
Tämän asiakkaan tarinassa olennaisinta ei ollut mikään yksittäinen ominaisuus. Tärkeintä oli se, että useampi pieni työvaihe helpottui samaan aikaan:
- asiakkaiden muistuttaminen helpottui
- kuittien massakäsittely vähensi yksittäistä syöttötyötä
- tekoäly teki valmiita ehdotuksia kirjanpitäjän tarkistettavaksi
- komentopalkki nopeutti päivittäistä liikkumista ja työn ohjaamista
- kirjanpitäjä näki poikkeamat aikaisemmin
- ALV-määräpäivän alla tehtävä ylityö väheni
- kapasiteettia vapautui uusille asiakkaille ja parempaan palveluun
Kun nämä osat yhdistyivät, kuukauden lopusta tuli vähemmän kaoottinen ja toimiston kasvusta hallittavampaa.
Kirjanpitäjä ei kadonnut. Kannattavuus parani.
Hyvä taloushallinnon automaatio ei poista kirjanpitäjän vastuuta. Se poistaa turhaa käsityötä sen ympäriltä.
Tässä tilitoimistossa tulos.ai ei korvannut ammattilaista. Se auttoi ammattilaista käyttämään aikansa paremmin: tarkistamiseen, asiakkaan auttamiseen, kokonaisuuden hallintaan ja uusien asiakkaiden vastaanottamiseen.
Ero on pieni mutta tärkeä.
Kun kuittien jahtaaminen, yksittäinen tallennus ja järjestelmässä klikkailu vähenevät, kirjanpitäjän työ ei muutu vähemmän tärkeäksi. Siitä tulee vähemmän kuormittavaa ja paremmin skaalautuvaa.
Juuri siksi muutos oli tilitoimistolle merkittävä: vähemmän stressiä, enemmän kapasiteettia, parempi asiakaskokemus ja kannattavampi tapa kasvaa.
Jos haluat nähdä, voisiko sama työnkulku vapauttaa kapasiteettia myös omassa toimistossasi, varaa demo tulos.ai:sta. Käydään yhdessä läpi asiakaskuntanne, nykyinen ALV-rytminne ja sopiva ensimmäinen pilotti.
