Pakotelistatarkistukset tilitoimistossa: pakollinen osa AML- ja KYC-prosessia

Tilitoimistojen rahanpesulain velvoitteet ovat nousseet nopeasti käytännön compliance-kysymykseksi. Kyse ei ole enää vain pankkien KYC-prosesseista tai suurten finanssitoimijoiden valvonnasta. Myös kirjanpitopalveluja tarjoavat toimijat kuuluvat rahanpesulain ilmoitusvelvollisiin, ja velvoitteet koskevat kaiken kokoisia toimistoja.

Tulos.ai:n näkökulma on käytännöllinen: pakotelistatarkistus ei saa olla erillinen Excel-muistilista tai satunnainen manuaalinen haku. Sen pitää olla osa asiakkaan perustamista, tuntemistietojen ylläpitoa ja asiakassuhteen jatkuvaa seurantaa. Siksi Tulos.ai sisältää pakotelistatarkistukset osana tilitoimiston työnkulkua.

Tämä artikkeli ei ole oikeudellista neuvontaa, vaan käytännönläheinen kooste siitä, mitä tilitoimiston kannattaa ottaa prosessissaan huomioon.

Sisällysluettelo

1. Miksi pakotelistatarkistus kuuluu tilitoimistolle?
2. Mitä rahanpesulaki käytännössä vaatii?
3. Miksi pelkkä asiakkaan henkilökohtainen tunteminen ei riitä?
4. Alihankintatilanteet: kuka vastaa asiakkaan tuntemisesta?
5. Miten Tulos.ai sisällyttää pakotelistatarkistukset työnkulkuun?
6. Tilitoimiston käytännön tarkistuslista
7. Yhteenveto

Miksi pakotelistatarkistus kuuluu tilitoimistolle?

Rahanpesu.fi listaa kirjanpidon toimialaksi, jonka toimijat voivat havaita rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen riskejä. Ilmoitusvelvollisen perusvelvoitteisiin kuuluvat oman toiminnan riskiarvio, asiakkaan tunnistaminen ja tunteminen, asiakassuhteen seuranta sekä epäilyttävistä liiketoimista ilmoittaminen rahanpesun selvittelykeskukselle.

Tilitoimisto on tässä erityisessä asemassa, koska se näkee asiakkaan arjen talousdatan:

• myynti- ja ostolaskut
• pankkitapahtumat
• palkat ja henkilöstökulut
• omistajien nostot ja lähipiiritapahtumat
• poikkeavat maksutavat, käteinen ja epätavalliset vastapuolet
• tositteiden puutteet, selittelyt ja toistuvat korjaukset

Tilisanomien AVI-haastattelussa nostettiin esiin, että vuonna 2023 tilitoimistot tekivät vain 84 ilmoitusta epäilyttävästä liiketoimesta, vaikka AVIn valvontarekisterissä oli yli 2 800 kirjanpitopalveluja tarjoavaa toimijaa. Viranomaisen viesti oli käytännössä tämä: kirjanpitäjillä on hyvät edellytykset havaita poikkeamia, mutta ilmoituksia tehdään liian vähän.

Pakotelistatarkistus on yksi osa tätä kokonaisuutta. Se ei yksin täytä kaikkia AML-velvoitteita, mutta ilman sitä tilitoimiston asiakkaan tunteminen jää vajaaksi.

Mitä rahanpesulaki käytännössä vaatii?

Tilitoimiston kannattaa hahmottaa velvoitteet prosessina, ei yksittäisenä lomakkeena.

Finlexin ajantasaisessa rahanpesulaissa on erillinen kohta pakotesääntelyn ja kansallisten jäädyttämispäätösten noudattamiseen liittyvästä asiakkaan tuntemisesta. Sen ydin on, että ilmoitusvelvollisella pitää olla tehokkaat toimintaperiaatteet, menettelytavat ja sisäinen valvonta, joilla varmistetaan pakotesääntelyn ja jäädyttämispäätösten noudattaminen.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että tilitoimiston pitää pystyä vastaamaan ainakin näihin kysymyksiin:

1. Kenen vastuulla pakotelistatarkistus on?
2. Milloin tarkistus tehdään?
3. Keihin tarkistus kohdistuu?
4. Mistä lähteistä tarkistus tehdään?
5. Miten mahdollinen osuma käsitellään?
6. Miten tarkistuksen ajankohta, tulos ja jatkotoimet dokumentoidaan?
7. Miten toimisto varmistaa, että prosessi ei jää kiirekuukausina tekemättä?

Miksi pelkkä asiakkaan henkilökohtainen tunteminen ei riitä?

Moni pieni tilitoimisto toimii paikallisesti ja tuntee asiakkaansa vuosien ajalta. Se on liiketoiminnan kannalta vahvuus, mutta rahanpesulain näkökulmasta se ei poista tuntemisvelvollisuutta.

Tilisanomien haastattelussa AVI muistutti, että rahanpesulaki ei tunne henkilökohtaista tuttavuutta poikkeuksena asiakkaan tuntemiseen. Myös tuttu asiakas pitää tunnistaa, todentaa, riskiluokitella ja seurata.

Tämä on tärkeää kolmesta syystä:

• tuttu yrittäjä voi toimia toimialalla, jossa käteinen, ulkomaankauppa tai monimutkainen omistus lisää riskiä
• asiakkaan omistaja, edustaja tai edunsaaja voi muuttua
• pakote- ja jäädyttämislistat voivat muuttua asiakassuhteen aikana

Hyvä asiakassuhde ei ole ristiriidassa pakotelistatarkistuksen kanssa. Päinvastoin: ammattimaisesti dokumentoitu tarkistus suojaa sekä tilitoimistoa että asiakasta.

Alihankintatilanteet: kuka vastaa asiakkaan tuntemisesta?

Taloushallintoliitto on käsitellyt erikseen tilanteita, joissa tilitoimisto toimii alihankkijana. Käytännön erottelu on tärkeä:

• Jos alihankkijatilitoimistolla ei ole lainkaan omia suoria toimeksiantosopimuksia loppuasiakkaiden kanssa, rahanpesulain päävastuu on yleensä päämiehellä.
• Alihankkija voi silti olla se taho, jolla on paras näkyvyys asiakkaan kirjanpidon arkeen ja mahdollisiin epäilyttäviin liiketoimiin.
• Alihankkijan ja päämiehen pitää sopia, miten havainnot, poikkeamat ja koulutus hoidetaan.
• Jos tilitoimistolla on myös omia suoria asiakkuuksia, sitä koskevat yleisellä tasolla rahanpesulain velvoitteet, kuten valvontarekisteriin ilmoittautuminen ja riskiarvion laatiminen.

Tämä on hyvä kirjata sopimuksiin ja sisäisiin ohjeisiin. Muuten riski on, että päämies luulee alihankkijan seuraavan asiakasta, ja alihankkija luulee päämiehen hoitavan kaiken.

Miten Tulos.ai sisällyttää pakotelistatarkistukset työnkulkuun?

Pakotelistatarkistus on arvokas vain, jos se tapahtuu oikeassa kohdassa prosessia ja siitä jää jälki. Tulos.ai:ssa pakotelistatarkistukset on tarkoitettu osaksi tilitoimiston normaalia asiakashallintaa, ei erilliseksi manuaaliseksi vaiheeksi.

Käytännössä tämä tarkoittaa:

1. Asiakkaan perustaminen: kun uusi asiakas lisätään, pakotelistatarkistus voidaan tehdä samassa työnkulussa, jossa asiakkaan perustiedot, vastuuhenkilöt ja muut tuntemistiedot kerätään.
2. Edunsaajien ja vastuuhenkilöiden tarkistus: tarkistus ei kohdistu vain yrityksen nimeen, vaan myös henkilöihin, joiden kautta omistus tai määräysvalta muodostuu.
3. Dokumentoitu tarkistusjälki: tilitoimiston pitää pystyä osoittamaan, että tarkistus on tehty. Tarkistusajankohta, tarkistettu kohde ja tulos pitää saada talteen.
4. Poikkeamien käsittely: mahdollinen osuma ei ole automaattisesti lopullinen johtopäätös. Se vaatii tarkastamista, väärien positiivisten rajaamista ja tarvittaessa lisäselvityksiä.
5. Jatkuvan seurannan tuki: asiakkuus ei ole kertatarkistus. Kun asiakastiedot muuttuvat tai riski kasvaa, prosessin pitää nostaa tarkistus uudelleen esiin.

Tärkeä rajaus: ohjelmisto ei tee tilitoimiston puolesta oikeudellista kokonaisarviota eikä päätä, milloin epäilyttävästä liiketoimesta pitää ilmoittaa. Se auttaa varmistamaan, että pakotelistatarkistus ei unohdu ja että tarkistuksesta jää todennettava prosessijälki.

Tämä on juuri se kohta, jossa automaatio on hyödyllisimmillään. Ihmisen pitää arvioida epäselvät tilanteet, mutta järjestelmän pitää huolehtia siitä, että pakolliset tarkistukset tulevat eteen oikeaan aikaan.

Tilitoimiston käytännön tarkistuslista

Jos pakotelistatarkistukset eivät vielä ole selkeä osa toimiston prosessia, aloita näin:

1. Päivitä riskiarvio. Kuvaa, millaisia asiakkaita toimistolla on, missä maissa ne toimivat, millaisia maksutapoja ne käyttävät ja missä kohdissa pakoteriski voi näkyä.
2. Määrittele tarkistettavat henkilöt ja tahot. Tarkista vähintään asiakas, asiakkaan edustajat ja tosiasialliset edunsaajat. Tarvittaessa tarkista myös muut olennaiset vastapuolet riskiperusteisesti.
3. Kytke tarkistus asiakasprosessiin. Tee pakotelistatarkistuksesta pakollinen vaihe uuden asiakkaan perustamisessa ja asiakastietojen muutoksissa.
4. Dokumentoi tulos. Pelkkä muistiinpanoton haku ei riitä. Kirjaa ajankohta, kohde, tulos, käsittelijä ja jatkotoimet.
5. Luo osumaprosessi. Määrittele, kuka arvioi osuman, miten väärät positiiviset rajataan ja milloin asia eskaloidaan.
6. Kouluta tiimi. Jokaisen asiakastyötä tekevän pitää tunnistaa, milloin poikkeama pitää selvittää.
7. Pidä ilmoituskanava valmiina. Rahanpesu.fi ohjeistaa, että epäilyttävästä liiketoimesta ilmoitetaan rahanpesun selvittelykeskukselle. Tilitoimiston kannattaa varmistaa käytännöt etukäteen, ei vasta kiireessä.
8. Hyödynnä järjestelmää. Kun pakotelistatarkistus sisältyy Tulos.ai:n työnkulkuun, se ei jää yksittäisen kirjanpitäjän muistamisen varaan.

Yhteenveto

Pakotelistatarkistukset eivät ole tilitoimistolle valinnainen lisäpalvelu. Ne ovat osa asiakkaan tuntemista, rahanpesulain mukaista riskienhallintaa ja pakotesääntelyn noudattamista.

Tilitoimiston kannattaa ajatella asiaa kolmena tasona:

1. Lainsäädäntö: ilmoitusvelvollisella pitää olla riskiarvio, asiakkaan tuntemistoimet, jatkuva seuranta sekä menettelyt pakotteiden ja jäädyttämispäätösten noudattamiseen.
2. Prosessi: tarkistukset pitää tehdä oikeille tahoille oikeaan aikaan ja dokumentoidusti.
3. Työkalu: Tulos.ai sisällyttää pakotelistatarkistukset tilitoimiston työnkulkuun, jotta pakollinen compliance-vaihe ei jää erilliseksi manuaalityöksi.

Lopputulos on selkeä: tilitoimisto ei voi ulkoistaa vastuutaan pelkälle muistilistalle. Sen pitää rakentaa toistettava toimintamalli. Tulos.ai auttaa tekemään pakotelistatarkistuksesta osan arjen prosessia samalla tavalla kuin tositteiden käsittelystä, täsmäytyksistä ja raportoinnista.

Haluatko ottaa pakotelistatarkistukset osaksi tilitoimistosi asiakasprosessia ilman erillistä manuaalista työvaihetta? Tulos.ai sisältää pakotelistatarkistukset osana asiakashallinnan ja kirjanpidon työnkulkua. Tutustu palveluun

Lähteet

• Rahanpesu.fi: Ilmoitusvelvolliset
• Finlex: Laki rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä 444/2017
• Tilisanomat: AVI huolissaan tilitoimistojen ilmoituksista
• Taloushallintoliitto: Vastuu asiakkaan tuntemistoimista alihankintatilanteessa