Tositteiden kerääminen ilman jatkuvaa muistuttelua

Tositteiden kerääminen ilman jatkuvaa muistuttelua ei onnistu niin, että kirjanpitäjä kirjoittaa parempia sähköposteja. Se onnistuu, kun puuttuva kuitti, ostolasku tai selite tunnistetaan automaattisesti ja asiakkaalle syntyy selkeä tehtävä oikeasta pankkitapahtumasta.

Tämä on juuri se kohta, johon tulos.ai on rakennettu.

tulos.ai voi tunnistaa pankkitapahtuman, jolta puuttuu kuitti, lasku tai muu dokumentti, muodostaa asiakkaalle sähköpostipyynnön, lähettää muistutukset automaattisesti ja lukea asiakkaan toimittaman dokumentin kirjanpidon työnkulkuun. Asiakas voi lähettää dokumentin sähköpostilla tulos.ai:hin, lisätä sen mobiilisovelluksessa tai tuoda useita kuitteja kerralla massatuontina.

Kirjanpitäjän työ ei katoa. Se muuttuu siitä, että hän jahtaa aineistoa, siihen, että hän tarkistaa kohdistukset, poikkeamat ja epäselvät tapaukset.

Haluatko nähdä suoraan tuotteen näkökulman? Hyppää kohtaan Miten tulos.ai tekee tämän käytännössä tai katso tulos.ai tilitoimistoille.

Sisällysluettelo

1. Miksi kuittien ja laskujen jahtaaminen syö katetta
2. Vanha tapa ja tulos.ai-tapa rinnakkain
3. Miten tulos.ai tekee tämän käytännössä
4. Esimerkki: pankkitapahtumalta puuttuu kuitti
5. Esimerkki: asiakas lähettää dokumentit sähköpostilla
6. Esimerkki: mobiilisovellus ja massatuonti
7. Kenelle tästä on eniten hyötyä?
8. Mitä kirjanpitäjä edelleen tarkistaa?
9. Yhteenveto ja seuraava askel

Miksi kuittien ja laskujen jahtaaminen syö katetta

Tilitoimiston kannattavuus ei yleensä heikkene siksi, että yksi kuitti puuttuu. Se heikkenee siksi, että sama pieni työvaihe toistuu kymmenien tai satojen asiakkaiden kohdalla joka kuukausi.

Yksi puuttuva kuitti voi tarkoittaa pankkitapahtuman avaamista, asiakkaan etsimistä oikeasta kanavasta, viestin kirjoittamista, vastauksen odottamista, uuden muistutuksen lähettämistä, liitteen tarkistamista ja lopulta kirjauksen korjaamista.

Jos tähän menee viisi minuuttia, se kuulostaa pieneltä. Jos sama tapahtuu 200 kertaa kuukaudessa, työaikaa kuluu yli kaksi työpäivää. Siksi tulos.ai ei käsittele tositteiden keräämistä viestintäongelmana, vaan kirjanpidon tuotantoprosessina.

Kun pankkitapahtuma tulee sisään, tulos.ai voi tarkistaa, löytyykö sille dokumentti tai riittävä selite. Jos ei löydy, tapahtumasta syntyy tehtävä. Asiakkaalle voidaan lähettää automaattinen pyyntö, ja kirjanpitäjä näkee myöhemmin vain sen, mikä ei ratkennut normaalissa työnkulussa.

Tämä on olennainen ero. Kirjanpitäjän ei tarvitse muistaa, että asiakkaalta pitää kysyä kuitti. Järjestelmä huomaa avoimen tapahtuman ja vie asian eteenpäin.

Vanha tapa ja tulos.ai-tapa rinnakkain

Monessa tilitoimistossa tositteiden kerääminen näyttää edelleen tältä:

Tarkoitus ei ole, että jokainen tapahtuma hyväksytään sokkona. Tarkoitus on, että tilitoimiston työ siirtyy jahtaamisesta ja syöttämisestä tarkistamiseen.

Miten tulos.ai tekee tämän käytännössä

tulos.ai:n työnkulku lähtee siitä, että pankkitapahtuma, dokumentti ja kirjanpidon käsittely kuuluvat samaan prosessiin.

1. Pankkitapahtuma tulee sisään. tulos.ai näkee maksun päivämäärän, summan, vastapuolen ja muut tapahtumatiedot.
2. Järjestelmä tarkistaa, löytyykö tosite. Jos tapahtumalta puuttuu kuitti, ostolasku, muu dokumentti tai selite, tapahtuma nousee avoimeksi tehtäväksi.
3. Asiakkaalle voidaan lähettää sähköpostipyyntö. Pyyntö kertoo, mistä tapahtumasta on kyse ja mitä tarvitaan.
4. Muistutus lähtee tarvittaessa automaattisesti. Jos kuittia ei toimiteta, järjestelmä voi muistuttaa asiakasta ennen kuin ALV-käsittely tai kuukauden sulku menee kiireiseksi.
5. Asiakas toimittaa dokumentin helpoimmalla tavalla. Vaihtoehtoina ovat esimerkiksi tulos.ai:n mobiilisovellus, dokumentin lähettäminen sähköpostilla tulos.ai:hin tai usean kuitin massatuonti.
6. tulos.ai lukee ja kohdistaa aineiston. AI tunnistaa toimittajan, summan, päivämäärän ja ALV-tiedot, yhdistää dokumentin pankkitapahtumaan ja ehdottaa oikeaa kirjanpitotiliä aiemman käsittelyn perusteella.
7. Kirjanpitäjä tarkistaa poikkeamat. Epäselvät, poikkeavat tai tulkintaa vaativat tapaukset jäävät kirjanpitäjän arvioitavaksi.

Tämän takia muistuttelu vähenee kahdesta suunnasta. Asiakas saa pyynnön aikaisemmin ja konkreettisempana. Kirjanpitäjän ei tarvitse tehdä samaa havainto-, viesti- ja kohdistustyötä jokaiselle tapahtumalle käsin.

Tilitoimistolle tämä on käytännössä kapasiteettikysymys. Kun rutiinipyynnöt, toistuvat muistutukset ja massana tulevien kuittien käsittely automatisoituvat, sama tiimi voi käyttää enemmän aikaa tarkistuksiin, asiakasneuvontaan ja kuukauden sulun hallintaan.

Katso työnkulku myös tulos.ai:n tilitoimistosivulta tai varaa demo tilitoimistolle.

Esimerkki: pankkitapahtumalta puuttuu kuitti

Tyypillinen tilanne on pieni korttiosto: 38,20 euroa huoltoasemalla, 124,90 euroa verkkokaupassa tai 19,90 euroa ohjelmistopalvelusta. Pankissa tapahtuma näkyy, mutta kuittia ei löydy.

Manuaalisessa prosessissa kirjanpitäjä huomaa asian usein vasta, kun kuukauden kirjanpitoa tehdään. Silloin hän avaa tapahtuman, etsii asiakkaan yhteystiedot, kirjoittaa viestin ja jää odottamaan vastausta.

tulos.ai:ssa tapahtumalta puuttuva dokumentti voidaan nostaa avoimeksi tehtäväksi heti, kun pankkitapahtuma on käytettävissä. Asiakkaalle muodostuva sähköposti voi olla konkreettinen:

Toukokuu: korttiostolta 14.5. Verkkokauppa.com 124,90 € puuttuu kuitti. Lisää kuitti tai kerro, oliko kyseessä yksityinen osto.

Tässä ei pyydetä epämääräisesti “kuukauden aineistoa”. Pyyntö liittyy suoraan tapahtumaan. Kun asiakas toimittaa kuitin, tulos.ai voi lukea sen, kohdistaa sen pankkitapahtumaan ja ehdottaa käsittelyä aiemman tiedon perusteella.

Kirjanpitäjälle jää arvioitavaksi esimerkiksi se, näyttääkö osto yrityksen kululta, onko ALV käsitelty oikein ja vastaako ehdotettu tili asiakkaan normaalia käytäntöä.

Esimerkki: asiakas lähettää dokumentit sähköpostilla

Kaikki asiakkaat eivät halua kirjautua järjestelmään jokaista dokumenttia varten. Erityisesti toiminimiyrittäjä tai pieni osakeyhtiö saattaa saada ostolaskun, kuitin tai tilausvahvistuksen suoraan omaan sähköpostiinsa.

Siksi tulos.ai:n työnkulussa dokumentti voidaan lähettää sähköpostilla tulos.ai:hin. Asiakkaan ei tarvitse miettiä, kenelle tilitoimistossa liite kuuluu tai mihin kansioon se tallennetaan. Dokumentti luetaan sisään ja tuodaan kirjanpidon käsittelyyn.

Tämä auttaa myös tilitoimistoa, koska dokumentti ei jää yhden kirjanpitäjän postilaatikkoon. Kun lasku tai kuitti tulee tulos.ai:hin, se voidaan yhdistää oikeaan yritykseen, oikeaan tapahtumaan ja oikeaan työjonoon.

Jos dokumentti vastaa aiemmin nähtyä toimittajaa, tulos.ai voi ehdottaa samaa kirjanpitotiliä ja ALV-käsittelyä kuin ennen. Jos kyseessä on uusi tai epäselvä toimittaja, tapaus voidaan nostaa kirjanpitäjän tarkistettavaksi.

Esimerkki: mobiilisovellus ja massatuonti

Paras hetki tallentaa kuitti on usein heti ostoksen jälkeen. Toiminimiyrittäjä voi kuvata kuitin tulos.ai:n mobiilisovelluksella, jolloin dokumentti ei jää puhelimen kuviin tai paperipinoon.

Pienessä OY:ssä tai avoimessa yhtiössä kuitteja voi syntyä useammalta henkilöltä. Yksi ostaa työkalun, toinen maksaa ohjelmiston, kolmas käy asiakastapaamisessa. Kun kaikki voivat lisätä dokumentin samaan tulos.ai-työnkulkuun, tilitoimiston ei tarvitse yhdistellä WhatsApp-kuvia, sähköpostiliitteitä ja pöydälle jätettyjä kuitteja.

Massatuonti ratkaisee toisen arjen ongelman. Aina asiakas ei toimi täydellisesti reaaliajassa. Jos kuukauden lopussa tulee kerralla suuri määrä kuitteja, tulos.ai voi lukea ne massana ja ehdottaa kohdistuksia pankkitapahtumiin.

Tämä on tilitoimiston kannalta iso ero. Ilman massakäsittelyä jokainen kuitti avataan, tulkitaan, kohdistetaan ja tiliöidään yksitellen. tulos.ai voi hyödyntää aiempaa kirjanpitoa: sama toimittaja, sama kulutyyppi, sama ALV-käsittely ja sama asiakkaan käytäntö johtavat parempaan ehdotukseen seuraavalla kerralla.

Kirjanpitäjän tehtävä on edelleen katsoa, mitkä tapaukset ovat poikkeavia. Mutta hänen ei tarvitse aloittaa jokaista kuittia tyhjästä.

Kenelle tästä on eniten hyötyä?

Tilitoimistolle, jolla on paljon pieniä asiakkaita, hyöty syntyy kertautumisesta. Yksittäinen puuttuva kuitti ei ole iso asia, mutta sadat pienet selvittelyt kuukaudessa syövät katteen. tulos.ai vähentää juuri niitä työvaiheita, joita asiakkaan on vaikea nähdä ja joista on vaikea laskuttaa erikseen.

Toiminimiyrittäjälle hyöty on arjen helppous. Kuitti voidaan lisätä mobiilissa, lasku voidaan lähettää sähköpostilla tulos.ai:hin ja puuttuvasta dokumentista tulee selkeä pyyntö. Yrittäjän ei tarvitse osata kirjanpidon termejä, vaan hänen pitää tietää, mikä kuitti tai selite puuttuu.

Pienelle OY:lle tai avoimelle yhtiölle hyöty on vastuun selkeytyminen. Kun yrityksessä on useampi ostaja tai kortin käyttäjä, tositteet jäävät helposti eri ihmisille. tulos.ai kokoaa dokumentit, puuttuvat pyynnöt ja kirjanpitäjän tarkistukset samaan työnkulkuun.

Kasvavalle yritykselle hyöty on siinä, että kuukauden sulku ei ole riippuvainen viime hetken aineistopaketista. Kun puuttuvat tositteet näkyvät jo kuukauden aikana ja muistutukset lähtevät automaattisesti, ALV-ilmoituksen alla on vähemmän käsin tehtävää selvittelyä.

Yrittäjäasiakkaan näkökulmasta vastaava työnkulku on kuvattu yrityksille-sivulla.

Mitä kirjanpitäjä edelleen tarkistaa?

Hyvä automaatio ei tarkoita, että kaikki hyväksytään ilman ammatillista harkintaa. tulos.ai:n arvo on siinä, että rutiinit valmistellaan ja epäselvät asiat nostetaan näkyviin.

Kirjanpitäjä tarkistaa edelleen esimerkiksi:

• onko dokumentti oikea tosite vai pelkkä maksukuitti tai kuvakaappaus
• kuuluuko osto yritykselle vai onko kyse yksityisestä kulusta
• onko ALV-käsittely oikein
• vastaako ehdotettu kirjanpitotili asiakkaan normaalia käytäntöä
• onko tapahtuma poikkeava suhteessa aiempiin kuukausiin
• vaatiiko tapahtuma asiakkaalta lisäselitteen

Ero on siinä, että kirjanpitäjä saa nämä asiat työjonoon valmiiksi koottuna. Hän ei käytä samaa määrää aikaa puuttuvan kuitin kysymiseen, dokumentin etsimiseen, liitteen avaamiseen ja ensimmäisen tiliöintiehdotuksen tekemiseen.

Yhteenveto ja seuraava askel

Tositteiden kerääminen ilman jatkuvaa muistuttelua ei ole pelkkä asiakasviestinnän parannus. Se on työnkulun muutos.

tulos.ai auttaa tilitoimistoa tässä viidellä tavalla:

1. Puuttuvat kuitit, laskut ja selitteet tunnistetaan pankkitapahtumista.
2. Asiakkaalle voidaan muodostaa automaattinen sähköpostipyyntö.
3. Muistutukset voidaan lähettää avoimista tehtävistä ilman käsin kirjoitettua jahtaamista.
4. Asiakas voi toimittaa dokumentit mobiilisovelluksella, sähköpostilla tulos.ai:hin tai massatuontina.
5. AI lukee dokumentit, kohdistaa ne tapahtumiin ja ehdottaa kirjanpitotiliä aiemman tiedon perusteella.

Tilitoimiston kannalta lopputulos on selkeä: vähemmän aineiston jahtaamista, vähemmän yksittäistä tallennustyötä ja enemmän aikaa tarkistamiseen.

Seuraava käytännön askel on valita pilottiasiakkaat, joilla puuttuvat tositteet näkyvät jo työmäärässä: paljon korttiostoja, pieni kuukausihinta, toiminimiyrittäjiä, pieniä OY:itä tai asiakkaita, joilta aineisto tulee aina myöhässä.

Katso tulos.ai tilitoimistoille tai varaa demo, niin käydään läpi oman toimistosi aineistorytmi ja sopiva ensimmäinen pilotti.