Kirjanpito-ohjelman vaihtaminen vuodenvaihteessa: mitä siirretään ja milloin?
Sovi rajapäivä, siirrettävät saldot, avoimet laskut ja vanhan aineiston säilytys ennen ohjelman vaihtoa. Käytännön suunnitelma vie ensimmäiseen tarkistettuun kuukauteen.
Kirjanpito-ohjelman vaihtaminen vuodenvaihteessa onnistuu hallitusti, kun sovit ensin aloituspäivän, siirrettävän aineiston ja tarkistusvastuut. Uusi ohjelma tarvitsee oikeat lähtötiedot, ja aikaisemman kirjanpidon pitää säilyä käytettävissä myös vanhan palvelun päättymisen jälkeen.
tulos.ai:hin siirtyessä lähtötilanne, vientimuodot ja siirron laajuus käydään läpi ennen aloitusta. Sovittuja alkusaldoja ja avoimia eriä verrataan lähtöraportteihin, ja ensimmäisen kuukauden työnjako määritellään yhdessä. Näin tiedät, mistä uuden työtilan luvut tulevat ja kuka selvittää mahdolliset erot.
Vuodenvaihde on luonteva rajaus etenkin silloin, kun yrityksen tilikausi päättyy joulukuussa. Kaikkien yritysten tilikausi ei kuitenkaan ole kalenterivuosi. Aloituspäivä kannattaa valita oman kirjanpidon tilanteen perusteella; myös kuukauden vaihde kesken tilikauden voi sopia siirtoon. Verohallinnon ohje kirjanpidosta ja tilikaudesta.
Sisällysluettelo
- Mitä vaihtaminen ratkaisee?
- Mitä siirretään uuteen ohjelmaan?
- Milloin vaihto kannattaa valmistella?
- Esimerkki: joulukuu vanhassa, tammikuu uudessa
- Miten vanha kirjanpito säilytetään?
- Ensimmäisen kuukauden tarkistuslista
- Usein kysytyt kysymykset
Mitä vaihtaminen ratkaisee?
Kirjaa kaksi tai kolme konkreettista tavoitetta ennen ohjelmiston valintaa. Haluatko toimittaa kuitit helpommin, vähentää tietojen syöttämistä, seurata avoimia laskuja vai saada kirjanpitäjän kanssa yhteisen näkymän yrityksen tilanteeseen?
Kokeile uuden ratkaisun työnkulkua omalla aineistolla: yksi tavallinen ostolasku, korttiostos ja puuttuva kuitti kertovat enemmän kuin ominaisuuslista. tulos.ai:ssa tositteita voi toimittaa sähköpostitse tai ladata palveluun, ja AI voi valmistella tiliöintiehdotuksia aikaisemman kirjanpidon perusteella. Sovi, kuka tarkistaa ehdotukset ja mitä aineistoa tämän käyttötavan aloittaminen edellyttää.
Ohjelmiston ja kirjanpitäjän vaihto ovat erillisiä päätöksiä. Nykyinen kirjanpitäjä voi jatkaa tulos.ai:ssa, kun käyttöoikeudet ja työnjako on sovittu. Jos myös palveluntarjoaja vaihtuu, määrittele vanhan ja uuden kirjanpitäjän tehtävät erikseen.
Jos vaihtoehto on vielä avoinna, kirjanpito-ohjelmiston valintaopas auttaa arvioimaan työnkulkuja ja ohjelmistojen vertailu rajaamaan sopivia vaihtoehtoja.
Mitä siirretään uuteen ohjelmaan?
Jaa lähtöaineisto kahteen kokonaisuuteen: uuden kirjanpidon tarvitsemat tiedot ja aikaisemman kirjanpidon arkisto. Kuittien lataaminen uuteen ohjelmaan ei vielä siirrä kirjanpitovientejä, laskujen maksutilannetta tai aikaisempien raporttien vertailutietoja.
| Aineisto | Mitä selvitetään ennen siirtoa? | Miten oikeellisuus tarkistetaan? |
|---|---|---|
| Yrityksen perustiedot ja tilikartta | Yritystiedot, tilikausi, käytettävät tilit sekä tarvittavat raportointikohteet | Uuden tilikartan ja lähtöraporttien tilien vastaavuus käydään läpi. |
| Alkusaldojen lähtöraportit | Sovitun rajapäivän tase, saldoerittelyt ja keskeneräiset tilinpäätösoikaisut | Jokaiselle siirrettävälle saldolle löytyy lähtöraportti ja erittely. |
| Avoimet myynti- ja ostolaskut | Laskut, hyvitykset, osasuoritukset ja maksamatta olevat osuudet rajapäivänä | Laskulistojen yhteissummat verrataan kirjanpidon vastaaviin saamisiin ja velkoihin. |
| Pankki, kortit ja maksupalvelut | Tilit, aineiston saatavuus, yhteyksien valtuudet ja ensimmäinen tuotava ajanjakso | Pankin lähtösaldo ja aineiston kattavuus tarkistetaan; samoja tapahtumia ei tuoda kahdesti. |
| Laskutuksen järjestelyt | Asiakas- ja toimittajatiedot, laskunumerointi, verkkolaskuosoitteet ja vastaanottokanavat | Sovittu lähetys- ja vastaanottotapa testataan ennen varsinaista aloitusta. |
| Muut seurannat | Esimerkiksi käyttöomaisuuden erittelyt, lainat sekä palkanlaskennan kertymät, jos myös nämä siirtyvät | Tarvittavat tiedot ja niiden käsittely sovitaan seuranta kerrallaan. |
| Aikaisemmat tositteet ja kirjanpito | Säilytettävät raportit, tositteet, kirjaukset ja niiden väliset yhteydet | Arkistosta pystyy löytämään valitun tapahtuman, sen tositteen ja kirjanpitokäsittelyn. |
Tämä on siirtokeskustelun muistilista. tulos.ai:hin tuotavat tiedot, hyväksyttävät tuontimuodot ja historiansiirron laajuus sovitaan lähtöjärjestelmän ja käyttöönoton perusteella. Selvitä samalla, mitä tietoja tuodaan käsin, mitä tiedostona ja mikä jää erilliseen arkistoon.
Aikaisemman kirjanpidon käyttäminen AI-ehdotusten tukena kannattaa käsitellä omana kysymyksenään. Pelkkä vanhojen kuittikuvien tuonti ei takaa, että ohjelmistolla on käytössään niiden aikaisempi tiliöinti. AI-tiliöinnin opas auttaa arvioimaan ehdotusten pohjatietoja ja tarkistamista.
Sovi rajapäivän tehtävät nimeltä
Kirjoita siirtosuunnitelmaan ainakin nämä:
- kuka viimeistelee vanhan ohjelman viimeisen kuukauden ja tilinpäätöksen
- kuka tuottaa lähtöraportit ja tarkistaa uuden ohjelman alkusaldot
- kuka hoitaa vanhaan ajanjaksoon liittyvät vero- ja palkkailmoitukset sekä myöhemmät korjaukset
- kuka järjestää pankkiyhteydet, laskutuksen ja käyttöoikeudet
- kuka vastaa arkiston saatavuudesta ja ensimmäisen kuukauden tarkistuksesta.
Sovi myös, millä perusteella siirto hyväksytään valmiiksi ja mitä käyttöönottoapu maksaa. Ohjelmiston kuukausihinta ja siirtotyön kustannus ovat eri asioita.
Milloin vaihto kannattaa valmistella?
Jos tavoite on aloittaa 1. tammikuuta, seuraava eteneminen auttaa järjestämään työn. Aikataulu on suunnitteluesimerkki: vientien saatavuus, sopimusehdot ja kirjanpidon ajantasaisuus ratkaisevat tarvittavan ajan.
| Vaihe | Käytännön tehtävä | Mitä vaiheesta pitäisi jäädä käteen? |
|---|---|---|
| Lokakuu–marraskuu | Arvioi ohjelma, sovi kirjanpitäjän kanssa ja selvitä nykyisen sopimuksen päättäminen sekä aineiston vienti | Päätös työnjaosta, alustava rajapäivä ja siirrettävän aineiston luettelo. |
| Ennen aloitusta | Kokeile vientiä, tarkista lähtötiedot ja valmistele pankki- ja laskutusjärjestelyt | Testattu toimitustapa, nimetyt vastuuhenkilöt ja lista puuttuvista tiedoista. |
| Sovittu rajapäivä | Ohjaa uudet tapahtumat sovittuun ohjelmaan ja pidä vanhaan kauteen liittyvät tehtävät näkyvissä | Selkeä tieto siitä, missä uudet laskut, maksut ja tositteet käsitellään. |
| Ensimmäinen käsiteltävä kuukausi | Tarkista alkusaldot, avoimet erät, pankki ja mahdolliset vanhan kauden oikaisut | Dokumentoitu tarkistus sekä suunnitelma vielä avoimille asioille. |
Älä päätä vanhan palvelun käyttöä ennen kuin aineiston vienti, arkiston käyttö ja keskeneräisten tehtävien hoito on varmistettu. Taloushallintoliiton ohjelmistosopimusohje nostaa esiin aineiston saatavuuden ja vientitavan merkityksen.
Esimerkki: joulukuu vanhassa, tammikuu uudessa
Pieni osakeyhtiö suunnittelee aloittavansa tulos.ai:ssa 1.1.2027. Sen tilikausi päättyy 31.12.2026. Joulukuu käsitellään vanhassa ohjelmassa, ja tammikuun uudet laskut ja tositteet ohjataan sovittuun uuteen työnkulkuun.
Esimerkki on havainnollistava. Luvut eivät ole asiakastulos tai kokonainen tase, eikä esimerkki kuvaa automaattista tuontitoimintoa.
Lähtöaineistossa pankkitilin saldo on 8 400 euroa ja myyntisaamisissa on 1 200 euron joulukuussa kirjattu lasku. Asiakas on maksanut siitä ennen rajapäivää 400 euroa. Avoimena siirtyy siis 800 euroa, ja kirjanpitäjä tarkistaa, että tämä osuus sisältyy lähtöraportin myyntisaamisiin.
Kun asiakas maksaa tammikuussa loput 800 euroa, maksu kohdistetaan avoimeen saatavaan. Joulukuun myyntiä ei kirjata uudeksi myynniksi maksun tai avoimen laskun siirron yhteydessä. Sopikaa myös, miten laskukohtainen seuranta ja kirjanpidon alkusaldo kytketään toisiinsa, jotta saatavaa ei muodostu kahteen kertaan.
Entä jos tilinpäätös valmistuu vasta tammikuun aikana?
Uutta laskutusta ei tarvitse järjestää odottamaan kaikkien tilinpäätösoikaisujen valmistumista. Kirjanpitäjän kanssa voidaan sopia tarkistetuista alustavista lähtötiedoista, niiden keskeneräisten osien seurannasta ja lopullisten saldojen päivittämisestä.
Pidä lähtöraporttien versiot erillään. Kun vanhan kauden luku muuttuu, dokumentoi muutos, sen vaikutus uuden ohjelman alkusaldoihin ja tehty tarkistus. Pelkkä uusi raportti sähköpostissa ei kerro vastaanottajalle, mitä pitää korjata.
Ensimmäisen tammikuun pankkiaineistosta varmistetaan vielä, että aloitussaldo vastaa lähtötilannetta ja tapahtumajakso jatkuu ilman aukkoa tai päällekkäisyyttä. Tiliotteen täsmäytyksen opas näyttää, miten tämä tarkistus tehdään tapahtumien ja saldon tasolla.
Miten vanha kirjanpito säilytetään?
Sovi arkiston säilytyspaikka, vastuuhenkilö, käyttöoikeudet ja kustannukset. Testaa aineiston avaaminen ja tapahtuman löytäminen jo ennen kuin vanhan ohjelman käyttöoikeus päättyy. Tarkista myös tositteiden ja kirjausten väliset yhteydet: irrallinen PDF-kansio voi olla helppo avata, mutta sen pitää tukea kirjanpidon myöhempää tarkastamista.
Kirjanpitolautakunnan menetelmäohje käsittelee kirjausketjua ja aineiston säilyttämisen varmistamista. Sen kohtaa 4.6 voi käyttää arkistojärjestelyn tarkistuslistan pohjana.
Verohallinnon mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteiden, liiketapahtumia koskevan kirjeenvaihdon ja muun vastaavan aineiston vähimmäisaika on 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Ohjelmiston vaihtaminen ei katkaise näitä säilytysaikoja. Kirjanpidon säilyttämisen ohje.
Kysy kirjanpitäjältä, koskeeko yrityksesi aineistoa jokin pidempi erityinen säilytysaika. Huolehdi myös säilytettävän aineiston varmistuksesta ja siitä, että myöhemmät korjaukset ovat löydettävissä.
Ensimmäisen kuukauden tarkistuslista
Vaihdon onnistuminen näkyy ensimmäisessä käsiteltävässä kuukaudessa. Käy nämä läpi sovitun vastuuhenkilön kanssa:
- Alkusaldojen lähtöraportti on tunnistettavissa, ja myöhemmät muutokset on käsitelty.
- Avoimet myynti- ja ostolaskut täsmäävät niitä vastaaviin kirjanpidon eriin.
- Pankki-, kortti- ja maksupalveluaineisto kattaa sovitun jakson.
- Vanhan kauden laskun maksu on kohdistettu oikein, eikä sama myynti tai kulu ole kirjautunut uudelleen.
- Tositteet saapuvat sovittuun kanavaan, ja puuttuvat tiedot ohjautuvat oikealle henkilölle.
- Laskutus, verkkolaskujen vastaanotto ja tarvittavat käyttöoikeudet toimivat.
- Vanhan kauden ilmoituksilla, korjauksilla ja tilinpäätöksellä on nimetty tekijä.
- Arkisto on käytettävissä myös vanhan palvelun päättymisen jälkeen.
Jos tarkistuksessa löytyy ero, rajaa se lähtötietoihin, siirtotyöhön tai uuden kuukauden tapahtumiin. Merkitse havainto ja sen korjaaja samaan siirtosuunnitelmaan. OY:n kuukausiaineiston opas auttaa kokoamaan ensimmäisen kuukauden tositteet ja selitteet.
Usein kysytyt kysymykset
Onko ohjelma pakko vaihtaa 1. tammikuuta?
Ei. Tilikauden vaihde tai valmis kuukausi antaa selkeän rajauksen, mutta sopiva päivä riippuu aineistosta ja työnjaosta. Jos tilikausi päättyy muulloin kuin joulukuussa, vuodenvaihde on vaihtoajankohta kesken tilikauden.
Pitääkö kaikki vanhat tositteet tuoda uuteen ohjelmaan?
Uuteen ohjelmaan tarvittava aineisto sovitaan käyttötavan perusteella. Aikaisempi kirjanpito voidaan säilyttää erillisessä arkistossa, kun säilyttämis- ja tarkastamisvaatimukset täyttyvät. Varmista erikseen, mitä historiaa haluat käyttää raportointiin tai AI-ehdotusten taustalla.
Voinko jatkaa saman kirjanpitäjän kanssa?
Kyllä. Sopikaa ohjelmiston käyttö, tarkistusvastuut ja siirtotyö yhdessä. Jos samalla vaihdat kirjanpitopalvelua, käy sen palvelusisältö ja hinta läpi erikseen.
Kuinka kauan vaihto kestää?
Arvio edellyttää tietoa lähtöjärjestelmästä, aineiston muodosta, valmiista kirjanpitokausista ja siirrettävistä seurannoista. Selvitä nämä ennen aikataulun lukitsemista ja jätä ensimmäiselle kuukaudelle aikaa tarkistukseen.
Suunnittele vaihto oman yrityksesi aineistosta
Aloita nykyisestä ohjelmistosta, viimeisestä valmiista kaudesta ja tavoitellusta aloituspäivästä. Tutustu tulos.ai:hin siirtymiseen tai ota yhteyttä siirron suunnitteluun. Kun lähtötiedot ja vastuut on sovittu, uuden ohjelmiston hyötyä on helpompi arvioida myös käytännön työssä.
Lähteet
Lähteet tarkistettu 13.10.2026.
