Rajaus omasta tilanteestasi
Kerro nykyinen ohjelmisto, yritysmuoto ja kirjanpitäjä. Selvitetään, mitä tietoja on saatavilla ja mitä uuden työtilan aloitus tarvitsee.
Vaihda tulos.ai:hin
Uusi työtila. Hallittu aloitus.
Ohjelmiston vaihto alkaa selkeästä suunnitelmasta. Käydään läpi nykyinen aineisto, sovitaan siirrettävät tiedot ja valitaan aloitushetki yhdessä kirjanpitäjäsi kanssa.
Tiedä jo etukäteen, miten vaihto etenee
Yhteisesti sovittu ajankohta
Valitaan aloitushetki kirjanpidon tilanteen ja tulevien tehtävien perusteella. Sovitaan myös, missä keskeneräiset kaudet viimeistellään.
Tarkistus ennen jatkamista
Verrataan sovittuja alkusaldoja ja avoimia eriä lähtöaineistoon. Sovitaan vastuut ja tarkistetaan ensimmäinen käsiteltävä kuukausi.
Näin suunnitellaan vaihto
Nykytilasta ensimmäiseen yhteiseen kuukauteen
Voit vaihtaa ohjelmistoa ja jatkaa nykyisen kirjanpitäjäsi kanssa. Jos myös kirjanpitäjä vaihtuu, palvelun työnjako sovitaan erikseen.
Kartoitetaan lähtötilanne
Kerro käytössä oleva järjestelmä, viimeisin valmis kirjanpitokausi ja yrityksesi erityistarpeet. Selvitetään vientimuodot sekä nykyisen sopimuksen käytännöt.
Sovitaan rajaus ja aikataulu
Määritellään siirrettävät tiedot, aloituspäivä ja vanhaan järjestelmään jäävä arkisto. Sovitaan siirtotyön sisältö, mahdolliset kulut ja vastuuhenkilöt.
Valmistellaan ja tarkistetaan
Aineisto valmistellaan sovitussa muodossa. Sovitut saldot ja avoimet erät tarkistetaan lähtöraportteja vasten; pankkiyhteydet ja käyttäjien pääsy järjestetään.
Aloitetaan sovitusta päivästä
Uudet tapahtumat käsitellään tulos.ai:ssa sovitun työnjaon mukaan. Ensimmäisen kuukauden tarkistuksessa käydään läpi myös siirtoon liittyvät avoimet kysymykset.
Käyttöönotto
Ota nämä esiin ennen siirtokeskustelua
Tämä on valmistelun muistilista. Tarvittava aineisto ja toimitustapa täsmennetään yrityksesi ja lähtöjärjestelmän perusteella.
Nykyinen ohjelmisto ja yhteyshenkilöt
Järjestelmän nimi, kirjanpitäjän yhteystiedot ja tieto siitä, kuka pystyy viemään aineiston.
Valmis kirjanpito ja saldot
Viimeisin valmis kausi, tuloslaskelma, tase sekä sovittuun rajapäivään liittyvä saldoerittely.
Avoimet myynti- ja ostolaskut
Maksamattomat laskut ja niiden maksutilanne rajapäivänä.
Tositteet ja aiempi arkisto
Tositteiden saatavuus, vientimuodot ja suunnitelma aiemman aineiston säilyttämiseen.
Pankki ja laskutustiedot
Käytössä olevat tilit, pankkiyhteyksien valtuudet ja verkkolaskutuksen nykyiset järjestelyt.
Keskeneräiset tehtävät
Tekemättömät ilmoitukset, puuttuvat tositteet ja muut tehtävät, joille tarvitaan nimetty vastuuhenkilö.
Älä irtisano nykyistä palvelua ennen kuin aineiston vienti, arkiston saatavuus ja keskeneräisten tehtävien hoito on sovittu.
Jokaiselle siirron tehtävälle oma tekijä
Sinä kerrot tarpeet
Vahvistat yhteyshenkilöt, uuden toimintatavan ja tarvittavat käyttöoikeudet sekä valtuudet.
Nykyinen kirjanpitäjä valmistelee
Sovitun lähtöaineiston, valmiit kaudet ja raportit. Myös vanhaan palveluun jäävät tehtävät kirjataan yhdessä.
Uusi työnjako sovitaan
tulos.ai:n käyttöönottoapu ja kirjanpitäjä sopivat kanssasi valmistelusta, saldojen tarkistuksesta ja ensimmäisen kuukauden tehtävistä.
Usein kysytyt kysymykset
Täytyykö kirjanpitäjää vaihtaa samalla?
Ei. Voit käyttää tulos.ai:ta nykyisen kirjanpitäjäsi kanssa. Sopikaa yhdessä ohjelmiston käyttöönotosta, käyttöoikeuksista ja työnjaosta. Jos haluat myös uuden kirjanpitopalvelun, sen sisältö ja hinta sovitaan erikseen.
Voiko vaihdon tehdä kesken tilikauden?
Kyllä. Vaihto onnistuu myös kesken tilikauden kuukauden lopussa. Tilikauden vaihde voi olla luonteva rajaus, mutta aloituspäivä sovitaan tapauskohtaisesti kirjanpitäjän kanssa kirjanpidon tilanteen ja siirrettävän aineiston perusteella.
Siirtyykö kaikki historia automaattisesti?
Siirron laajuus riippuu lähtöjärjestelmästä ja käytettävissä olevista vientimuodoista. Ennen aloitusta sovitaan, mitä tuodaan uuteen työtilaan ja miten vanha aineisto säilytetään saatavilla. Kaiken historian automaattista siirtymistä ei voi olettaa.
Mitä vaihto maksaa ja kuinka kauan se kestää?
Työmäärä riippuu aineiston määrästä, sen muodosta, kirjanpidon ajantasaisuudesta ja sovitusta siirrosta. Käyttöönottoavun sisältö, mahdolliset kulut ja aikataulu sovitaan kartoituksen perusteella ennen työn aloittamista.
Suunnitellaan sinun yrityksesi vaihto.
Kerro nykyinen ohjelmisto, yritysmuoto ja toivottu aloitusajankohta. Selvitetään seuraavat askeleet yhdessä.