Yrittäjän ja työntekijöiden palkanlaskenta nyt tulos.ai:ssa

tulos.ai:ssa voi nyt laskea yrittäjän palkkojen lisäksi myös työntekijöiden palkat. Yhdeltä lomakkeelta syntyvät palkkalaskelma, tulorekisteri-ilmoitusten tiedot ja kirjanpitokirjaus. Samoja palkkatietoja ei tarvitse syöttää erikseen kirjanpitoon.

Uudistus on tehty pienen yrityksen arkeen: esimerkiksi yrittäjälle, jolla on yksi tai kaksi työntekijää ja tarve hoitaa tavallinen palkanlaskenta muun taloushallinnon yhteydessä. Mukana ovat myös tuntipalkat, poissaolot, vuosilomien seuranta ja lopputilin laskenta. Työehtosopimusten erityisehdot käsitellään erikseen.

Palkka ja kirjanpito samassa työssä

Kun palkka lasketaan yhdessä ohjelmassa ja kirjanpito tehdään toisessa, palkkalaskelman tiedot täytyy siirtää järjestelmien välillä. Siirrettävänä on nettopalkan lisäksi ennakonpidätyksiä, vakuutusmaksuja ja työnantajan kuluja.

tulos.ai:ssa palkan tallennus muodostaa myös kirjanpitokirjauksen. Palkkalaskelma ja sitä vastaava kirjaus perustuvat samoihin tietoihin. Kirjanpitäjä voi tarkastella palkkoja osana yrityksen muuta aineistoa samassa taloushallinto-ohjelmistossa.

Bruttopalkasta palkkalaskelmaksi yhdellä lomakkeella

Valitse henkilö ja palkkakausi, syötä palkka ja tarkista lasketut rivit. tulos.ai laskee henkilön ja työnantajan tietojen perusteella:

• Ennakonpidätyksen verokortin mukaan, myös tulorajan ja sen ylitykseen sovellettavan lisäprosentin huomioiden.
• Työntekijän TyEL-maksun silloin, kun palkka kuuluu työeläkevakuutuksen piiriin.
• Työntekijän työttömyysvakuutusmaksun, mukaan lukien osaomistajan erillisen maksuprosentin.
• Työnantajan sivukulut: sairausvakuutusmaksun sekä työnantajan osuudet eläke- ja työttömyysvakuutuksesta. Tapaturma- ja ryhmähenkivakuutuksen laskentaa varten syötät yrityksen omat maksuprosentit.

Vuonna 2026 työntekijän TyEL-maksu on 7,30 % ja työttömyysvakuutusmaksu 0,89 %; osaomistajan työttömyysvakuutusmaksu on 0,39 %. Maksujen soveltuminen riippuu vakuuttamisen edellytyksistä. Ajantasaiset luvut ja ikärajat löytyvät Verohallinnon sosiaalivakuutusmaksujen ohjeesta.

Ohjelmisto huomioi vakuutusmaksujen ikärajat. Esimerkiksi 16-vuotiaan kesätyöntekijän palkasta ei peritä TyEL-maksua, ja ikään perustuva vakuuttamisen poikkeus huomioidaan myös ilmoituksella.

Voit korvata laskettuja summia käsin syötetyillä arvoilla. Käytetyt maksuprosentit tallentuvat palkkalaskelmalle, joten seuraavan vuoden prosenttien päivitys ei muuta vanhaa laskelmaa. Valmiin palkkalaskelman saa PDF-muodossa työntekijälle toimitettavaksi.

Tulorekisteri-ilmoitukset palkkatiedoista

tulos.ai muodostaa ja lähettää palkkatietoilmoituksen tallennetun palkan tiedoista. Mukaan tulevat tarvittavat eläkevakuutus-, ammattiluokka- ja muut vakuuttamistiedot. Myös työnantajan sairausvakuutusmaksua koskeva työnantajan erillisilmoitus muodostetaan ja lähetetään palvelusta.

Ennen ensimmäistä lähetystä varmista yrityksen rajapinnan käyttöoikeus ja tarvittava tuotantovarmenne. Käyttöönottoon löydät ohjeen artikkelista Tuotantovarmenne tulos.ai:hin.

Palkkatietoilmoitus annetaan pääsääntöisesti viiden kalenteripäivän kuluessa maksupäivästä. Työnantajan erillisilmoituksen määräpäivä on kohdekuukautta seuraavan kuukauden viides päivä. Jos määräpäivä osuu viikonlopulle tai pyhäpäivälle, ilmoituksen voi antaa seuraavana arkipäivänä. Tarkista poikkeukset ja määräajat Tulorekisterin ohjeesta.

Tarkista ilmoitusten lähetyksen tulos. Ilmoittaminen ja palkan maksaminen ovat eri työvaiheita: nettopalkka maksetaan yrityksen omasta pankista.

Kirjanpitokirjaus syntyy palkan tallennuksessa

Jokainen palkka muodostaa oman kirjauksensa. Palkkakulut, pidätykset ja työnantajan sivukulut erotellaan niille kuuluville tileille:

• palkat kulutileille, eriteltyinä esimerkiksi tuntipalkkaan, ylityöhön ja lomapalkkaan
• ennakonpidätys ja pidätetyt vakuutusmaksut velkatileille
• työnantajan eläke- ja vakuutusmaksut saman kuukauden kuluiksi ja vastaaviksi veloiksi.

Kun eläkeyhtiön lasku myöhemmin saapuu, palkanlaskennassa jo kirjattu osuus kohdistetaan vakuutusmaksuvelkaan. Näin samaa kulua ei kirjata uudestaan. Toimittajalle voi tallentaa kirjauskäytännön seuraavia laskuja varten.

Hyväksytyt tunnit ja poissaolot palkkalaskelmalle

Työntekijöiden tunnit kirjataan työaikakirjauksina ja hyväksytään ennen palkanlaskentaa. Palkkalomakkeelle voi tuoda palkkakauden hyväksytyt tunnit ja poissaolot yhdellä toiminnolla.

Laskenta tukee tuntipalkan lisäksi:

• vuorokautista ja viikoittaista ylityötä sekä sunnuntaityötä työaikalain perussääntöjen mukaan
• sairausajan palkkaa lain mukaiselta ajalta
• kuukausipalkkaisen työntekijän palkattomia poissaoloja omana vähennysrivinään.

Lakisääteiset perusteet löytyvät työaikalaista ja sairausajan palkan osalta työsopimuslain 2 luvun 11 §:stä. TES-kohtaiset lisät ja poikkeavat ehdot huomioidaan käsin.

Palkkaan käytetyt tunnit lukitaan kyseiselle palkalle. Samaa työaikakirjausta ei näin tuoda uudestaan seuraavaan palkkalaskelmaan.

Vuosilomat ja lomapalkkavelka ilman erillistä taulukkoa

tulos.ai seuraa työntekijän ansaittuja, pidettyjä ja jäljellä olevia lomapäiviä kuukausittain vuosilomalain perusteella. Jos kuukaudelta ei kerry lomaa, seurannasta näkyy syy. Lomasaldo näkyy myös palkkalaskelmalla.

Tuntipalkkaiselle työntekijälle ohjelmisto laskee lomapalkan. Kirjanpitoa varten kuukausittainen lomapalkkavelan laskelma näyttää käyttämättömistä lomista kertyneen velan, ja sen voi kirjata yhdellä toiminnolla. Loman ansainnan ja lomapalkan lakisääteisiä perusteita käsitellään vuosilomalaissa.

Lopputili ja työsuhteen päättyminen

Kun työsuhde päättyy, merkitse henkilölle päättymispäivä ja päättymisen syy. tulos.ai ehdottaa lopputilin eriä, kuten lomakorvausta käyttämättömistä lomapäivistä sekä mahdollista lomarahaa silloin, kun sitä maksetaan yrityksessä sovellettavien ehtojen perusteella.

Tarkista ehdotetut erät ja niiden perusteet ennen hyväksymistä. Työsuhteen päättymistieto välittyy palkkatietoilmoituksen mukana tulorekisteriin.

Käyttöönotto onnistuu myös kesken vuoden

Vuodenvaihdetta ei tarvitse odottaa. Syötä työntekijän kuluvan vuoden aikaisemmat palkat ja lomasaldo alkutietoina, niin verokortin tulorajan seuranta ja vuoden kertymät jatkuvat niiden pohjalta. Aiemmat palkat tuodaan alkutiedoiksi, eikä niitä ilmoiteta uudelleen tulorekisteriin.

Mitkä asiat hoidat itse?

Palkanlaskenta perustuu yrityksen ja työntekijän tietoihin sekä lain perussääntöihin. Muutama rajaus on hyvä tuntea:

• TES-kohtaiset erät lisätään käsin. Esimerkiksi ilta- ja yölisät sekä lakisääteistä pidempi sairausajan palkka lisätään palkkariveille sovellettavan työehtosopimuksen perusteella. Ohjelmisto ei tulkitse työehtosopimusta puolestasi.
• Maksat nettopalkan omasta pankista. tulos.ai laskee maksettavan summan, mutta palkkalaskelman tallennus ei tee tilisiirtoa.
• MYEL-vakuutettuja, rajoitetusti verovelvollisia työntekijöitä ja lähetettyjä työntekijöitä ei vielä tueta.

Näin pääset alkuun

1. Valitse palkka-asetuksissa työnantajan tyyppi ja täytä eläkevakuutuksen sekä muiden vakuutusten tiedot.
2. Lisää työntekijän tiedot, verokortti, ammattiluokka ja pankkitili.
3. Varmista ilmoittamiseen tarvittavat käyttöoikeudet ja tuotantovarmenne.
4. Luo ensimmäinen palkka, tarkista laskelman rivit ja hoida ilmoitusten lähetys sekä palkan maksu.

Usein kysytyt kysymykset

Voinko laskea myös tuntipalkkaisen työntekijän palkan?

Kyllä. Mukana ovat tuntipalkat, lain perussääntöjen mukaiset ylityö- ja sunnuntaikorvaukset sekä tuntipalkkaisen lomapalkan laskenta. TES-kohtaiset lisät syötetään erikseen.

Päivittyvätkö maksuprosentit vuosittain?

Kyllä. Vuosittaiset maksuprosentit tarkistetaan virallisista lähteistä ja hyväksytään ennen käyttöönottoa. Aiemmille palkkalaskelmille tallennetut prosentit säilyvät ennallaan.

Voiko tilapäinen työnantaja käyttää palkanlaskentaa?

Kyllä. Valitse asetuksista tilapäinen työnantaja ja täytä työeläkeyhtiön tiedot. Rajapintailmoittamiseen tarvitaan eläkeyhtiöltä saatava tilapäisen työnantajan geneerinen eläkejärjestelynumero. Tarkista myös, että yrityksesi täyttää tilapäisen työnantajan edellytykset; Tulorekisterin vakuuttamisen ohje kertoo tarvittavat tiedot.

Näkeekö kirjanpitäjä palkat?

Kyllä, tarvittavilla käyttöoikeuksilla. Palkat, ilmoitukset ja kirjanpitokirjaukset ovat saman yrityksen tiedoissa. Palkkayhteenvedosta näkee henkilökohtaiset palkat valitulta ajanjaksolta.

Haluatko hoitaa työntekijöiden palkanlaskennan samassa paikassa kirjanpidon kanssa? Tutustu tulos.ai-ohjelmistoon tai varaa esittely.