Tilitoimiston perustaminen: opas ensimmäisiin asiakkaisiin

1. Valitse ensimmäinen asiakasryhmä

Aloita asiakkaista, joiden liiketoiminnan ja kirjanpidon tunnet. Pienen palveluyrityksen, verkkokaupan ja rakennusalan yrityksen kuukausi voi näyttää hyvin erilaiselta. Rajaus auttaa arvioimaan työmäärää ja kertomaan asiakkaalle täsmällisesti, mitä hän ostaa.

Kirjaa myös työt, joita et vielä ota vastaan. Vaativa kansainvälinen kauppa, varaston seuranta tai palkanlaskennan erityistilanteet voivat edellyttää lisää osaamista tai yhteistyökumppania. Suunnittele, keneltä saat tarvittaessa toisen arvion ja miten asiakkaat hoidetaan poissaolosi aikana.

• Mitä yritysmuotoja ja toimialoja palvelet?
• Mitä asiakas tekee itse ja missä hän tarvitsee neuvontaa?
• Millainen aineisto ja tapahtumamäärä sopivat palvelumalliisi?

2. Laske toimeentulo ja työaika erikseen

Kannattavuus ei ratkea asiakasmäärällä yksin. Laske ensin kuukausittaiset kiinteät kulut, asiakaskohtaiset kulut ja summa, jonka toiminnan pitäisi jättää omistajan korvaukseen ja tulokseen. Arvioi sitten, kuinka monta työtuntia tämän asiakasmäärän hoitaminen vaatii.

Sisällytä budjettiin myös vakuutukset, koulutus, myynti, tietoturva ja oma hallinto. Varaa ensimmäiseen käyttöönottoon erillinen työaika. Jaksota tilinpäätökset ja muut vuosittaiset työt kuukausiarvioon, mutta tarkista erikseen kiirekauden kapasiteetti. Huomioi, että laskutettu myynti ei vielä ole tilillä olevaa rahaa.

• Pidä aloituskulut ja toistuvat kuukausikulut erillään.
• Laske vähintään maltillinen ja tavoiteltu asiakasmäärä.
• Varaa käyttöpääomaa myös hitaampaan asiakashankintaan ja maksuaikoihin.

3. Hoida yrityksen perustaminen ja rekisterit

Valitse tilanteeseesi sopiva yritysmuoto ja tarkista sen perustamisohjeet PRH:lta. Tee tarvittava perustamisilmoitus ja selvitä Verohallinnon rekisterit. Kaupparekisteri-ilmoitusten sähköisyys on vuonna 2026 pääsääntö, mutta esimerkiksi toiminimiyrittäjät ovat poikkeus.

Suunnittele pankkiasiat, oma kirjanpito ja vakuutukset ennen ensimmäistä toimeksiantoa. Selvitä YEL-velvollisuus omasta tilanteestasi ja arvioi ammatillisen vastuuvakuutuksen tarve. Jos harkitset starttirahaa, varmista hakemisen ajankohta työvoimaviranomaiselta ennen toiminnan aloittamista.

PRH: yrityksen perustaminen

4. Rakenna asiakkaan tuntemisen käytäntö

Tee asiakkaan hyväksymisestä toistettava työvaihe. Kirjaa, mitä tietoja tarvitset, kuka arvioi ne ja milloin tiedot päivitetään. Pelkkä ohjelmiston tarkistus ei korvaa toimiston omaa arviota.

1. Kerää ja tarkista asiakkaan perustiedot

2. Todenna asioivan henkilön henkilöllisyys ja edustamisoikeus

3. Selvitä omistusketju ja tosiasialliset edunsaajat

4. Ymmärrä liiketoiminta ja rahaliikenne

5. Selvitä PEP-asema ja pakoteriskit

6. Kirjaa riskiarvio ja tarvittavat lisäselvitykset

7. Tee dokumentoitu hyväksymispäätös

8. Sovi seuranta ja säilytä dokumentaatio

Lue koko KYC-opas: käytännön ohjeet ja linkit lainsäädäntöön

5. Sovi palvelun rajat ja valtuudet

Tee kirjallinen toimeksiantosopimus: tehtävät, aineiston määräpäivät, hinnoittelu, erikseen tilattavat työt, vastuut ja yhteistyön päättäminen. Taloushallintoliitto suosittelee kirjallista sopimista koko alalle. Sovi myös henkilötietojen käsittelystä roolienne mukaisesti.

Sopimus ei yksin anna sähköisiä asiointioikeuksia. Pyydä tarvittavat Suomi.fi-valtuudet ja tarkista niiden kattavuus. Veroasioiden hoito -valtuus ei kata Tulorekisteriin ilmoittamista, johon tarvitaan omat valtuudet. Pankki- ja ohjelmistoyhteydet sekä käyttäjien oikeudet tarkistetaan erikseen.

• Sovi, miten myöhässä tuleva tai puutteellinen aineisto käsitellään.
• Kerro, sisältyvätkö tilinpäätös, veroilmoitus ja neuvonta kuukausihintaan.
• Määritä käyttöoikeudet, aineiston säilytys ja yhteistyön päättymisen luovutukset.

Taloushallintoliitto: sopimukset ja sopiminen

Verohallinto: Suomi.fi-valtuudet

6. Testaa ohjelmisto kokonaisella kuukaudella

Pelkkä laskun tekeminen demossa ei kerro, toimiiko ohjelmisto tilitoimistosi arjessa. Testaa aineiston saapuminen, poikkeamien selvittäminen, kirjausten tarkistus, täsmäytys ja raportointi. Ota mukaan myös asiakkaan näkökulma: onnistuuko kuitin toimittaminen puhelimella ilman pitkää ohjetta?

Pyydä tarjous omalle asiakasjakaumallesi. Selvitä kuukausihinnan lisäksi käyttömaksut, käyttöönotto, tuen sisältö ja aineiston vienti. Kirjaa valintakriteerit etukäteen, jotta alhainen aloitushinta ei peitä työnkulun tai kokonaiskulujen eroja.

• Testaa yksi tyypillinen ja yksi poikkeava tapahtuma alusta loppuun.
• Varmista vastuut automaation ehdotusten tarkistamisessa.
• Mittaa itse työhön käytetty aika; älä budjetoi markkinointilupauksen varaan.

7. Hanki ensimmäiset asiakkaat selkeällä tarjouksella

Aloita omasta ammatillisesta verkostosta, paikallisista yrittäjäyhteisöistä ja valitsemasi toimialan kontakteista. Kerro, kenelle palvelu sopii, miten yhteistyö toimii ja mitä asiakkaalta tarvitaan. Rajattu tarjous on helpompi arvioida kuin lupaus hoitaa kaikenlaisten yritysten kaikki talousasiat.

Pidä myynnissä yksi selkeä seuraava askel: lyhyt tarvekartoitus, sen jälkeen kirjallinen tarjous. Julkaise omalle sivullesi yhteystiedot, osaamisesi ja palveluprosessi. Käytä asiakaspalautetta ja referenssejä vasta luvalla, kun niitä on kertynyt.

8. Tee ensimmäisestä kuukaudesta mallipohja

Laadi aloituksessa lista lähtöaineistosta, avoimista eristä, käyttöoikeuksista ja keskeneräisistä asioista. Sovi asiakkaan kanssa aineiston toimituspäivä, yhteydenpitokanava ja se, kuka vastaa kysymyksiin. Käy siirtyvän asiakkaan aiemman kirjanpidon rajaus ja vastuut läpi ennen uuden jakson aloittamista.

Kuukauden jälkeen vertaa toteutunutta työaikaa arvioon. Erota normaali toistuva työ, aloituksen kertatyö ja palvelun ulkopuoliset tehtävät. Jos työmäärä kasvaa, korjaa ensin työnjakoa ja aineiston toimitustapaa ja arvioi sitten palvelun laajuus ja hinta asiakkaan kanssa.