Toiminimi- ja mikro-OY-asiakkaiden palvelumallit tilitoimistolle

Toiminimi- ja mikro-OY-asiakkaat näyttävät tilitoimiston myynnissä usein samalta: pieni liikevaihto, vähän työntekijöitä, rajallinen budjetti ja tarve pitää kirjanpito kunnossa ilman raskasta hallintoa.

Tuotannossa ne eivät kuitenkaan ole sama asiakas.

Toiminimellä korostuvat usein yrittäjän henkilökohtainen arki, yksityisotot, omalla rahalla maksetut kulut, ALV-rytmi ja veroilmoituksen ymmärtäminen. Mikro-OY:ssä mukaan tulevat yhtiön ja omistajan erottaminen, palkka tai osinko, tase, tilinpäätös, mahdolliset lainat ja tarkempi kuukausiraportointi.

Jos tilitoimisto yrittää palvella molempia samalla paketilla, seurauksena on usein kaksi ongelmaa: toiminimiasiakas maksaa liian raskaasta mallista tai mikro-OY-asiakas saa liian kevyen palvelurajauksen.

Parempi ratkaisu on rakentaa erilliset palvelumallit: kevyt ja ohjattu malli toiminimille, kontrolloidumpi kuukausimalli mikro-OY:ille ja selkeä siirtymäpolku, kun asiakas kasvaa.

tulos.ai:n työnkulussa tämä tarkoittaa, että pankkitapahtumat, kuitit, laskut, puuttuvat tositteet ja asiakkaan tehtävät kulkevat saman prosessin läpi, mutta palvelurajat, tarkistukset ja raportointi voivat vaihdella asiakasryhmän mukaan.

Katso myös tilitoimiston pienasiakkaiden kannattava palvelumalli, toiminimen kirjanpito 2026 ja OY:n kuukausikirjanpito: mitä yrittäjän pitää toimittaa.

Sisällysluettelo

1. Nopea vastaus: miten palvelumallit kannattaa jakaa?
2. Miksi toiminimi ja mikro-OY pitää erottaa?
3. Toiminimiasiakkaan palvelumalli
4. Mikro-OY-asiakkaan palvelumalli
5. Kolme paketointitasoa tilitoimistolle
6. Aineiston toimitus ja asiakkaan vastuut
7. Hinnoittelu: mitä sisältyy ja mikä on lisätyötä?
8. Milloin toiminimi siirtyy OY-malliin?
9. Onboarding: ensimmäiset 30 päivää
10. Tyypilliset virheet
11. Yhteenveto

Nopea vastaus: miten palvelumallit kannattaa jakaa?

Tilitoimiston kannattaa erottaa toiminimi- ja mikro-OY-asiakkaat ainakin palvelun laajuuden, tarkistusten ja viestinnän mukaan.

Käytännöllinen jako on tämä:

Tärkeintä on, että palvelumalli ei perustu vain yritysmuotoon. Se perustuu siihen, mitä aineistoa syntyy, kuka sen toimittaa, kuinka paljon neuvontaa asiakas tarvitsee ja millä tasolla kirjanpidon pitää tukea päätöksentekoa.

Toiminimi voi olla tilitoimistolle erittäin kannattava asiakas, jos tapahtumia on vähän ja aineisto kulkee oikein. Mikro-OY voi olla kannattava samalla hinnalla vain, jos palvelun rajat ovat tarkemmat ja omistajayrittäjän odotukset on asetettu oikein.

Miksi toiminimi ja mikro-OY pitää erottaa?

Toiminimen ja mikro-OY:n ero ei ole vain juridinen. Se näkyy joka kuukausi tilitoimiston työssä.

Toiminimessä yrittäjä ja yritystoiminta ovat käytännön arjessa lähempänä toisiaan. Sama henkilö maksaa kuluja, tekee ostoja, nostaa rahaa, kysyy verotuksesta ja yrittää ymmärtää, mitkä kulut kuuluvat liiketoimintaan. Monelle toiminimelle kirjanpito on ensimmäinen kosketus yrityksen taloushallintoon.

Mikro-OY:ssä kirjanpitäjän pitää usein pitää tiukemmin erillään yhtiön rahat, omistajan rahat, palkat, lainat, osingot, tase-erät ja tilinpäätöksen vaikutukset. Vaikka yritys olisi yhden henkilön yhtiö, hallinnollinen logiikka on erilainen.

Ero näkyy erityisesti näissä:

Jos palvelumalli ei tunnista näitä eroja, kirjanpitäjän työ muuttuu epätasaiseksi. Osa asiakkaista saa liian vähän ohjausta, osa liian paljon, ja hinnoittelu ei seuraa todellista työtä.

Toiminimiasiakkaan palvelumalli

Hyvä toiminimimalli on kevyt, ohjaava ja erittäin selkeä. Asiakas ei yleensä halua ostaa monimutkaista taloushallintokokonaisuutta. Hän haluaa tietää, mitä pitää toimittaa, milloin ALV ilmoitetaan, mitkä kulut voi laittaa kirjanpitoon ja paljonko veroihin kannattaa varautua.

Toiminimipaketin ydin voi olla tämä:

1. Kuukausi- tai neljännesvuosikirjanpito asiakkaan ilmoitusrytmin mukaan.
2. Kuitit, ostolaskut ja myyntiaineisto sovittuun kanavaan.
3. Pankkitapahtumien täsmäytys.
4. Puuttuvien tositteiden pyynnöt.
5. ALV-ilmoituksen valmistelu, jos asiakas on ALV-velvollinen.
6. Veroilmoituksen valmistelu erillisenä vuosi- tai kausityönä.
7. Kevyt neuvonta siitä, mitä aineistoa asiakkaan pitää toimittaa.

Toiminimiasiakkaalle tärkein palvelulupaus ei ole “kaikki hoituu puolestasi”. Parempi lupaus on: kerromme selkeästi, mitä sinun pitää toimittaa, ja pidämme kirjanpidon ajan tasalla sovitun rytmin mukaan.

Tilitoimiston kannattaa tehdä toiminimelle erityisen selväksi nämä rajat:

• Mitkä kulut asiakas saa lisätä normaalisti?
• Miten omalla rahalla maksettu yrityskulu ilmoitetaan?
• Miten yksityisosto yrityskortilla käsitellään?
• Milloin ALV-aineiston pitää olla valmis?
• Kuuluuko veroennakoiden seuranta pakettiin vai erilliseen neuvontaan?
• Kuuluuko veroilmoitus kuukausihintaan vai laskutetaanko se erikseen?

Toiminimiasiakas on usein hinta- ja ajankäyttöherkkä. Siksi palvelumallin pitää olla helppo ostaa. Mutta helppo ostaminen ei saa tarkoittaa rajatonta kirjanpitäjän selvittelytyötä.

Mikro-OY-asiakkaan palvelumalli

Mikro-OY tarvitsee yleensä vahvemman kuukausirytmin kuin toiminimi. Vaikka tapahtumia olisi vähän, OY:n kirjanpidossa korostuu se, että yhtiön tilanne on nähtävissä jatkuvasti: mitä yhtiö omistaa, mitä se on velkaa, mitä omistajalle on maksettu ja mitä päätöksiä kuukauden lukujen perusteella pitää tehdä.

Mikro-OY-paketin ydin voi olla tämä:

1. Kuukausikirjanpito ja pankin täsmäytys.
2. Myynti- ja ostolaskujen käsittely.
3. Kuitit ja korttiostot sovitussa kanavassa.
4. ALV-ilmoitus sovitun ilmoituskauden mukaan.
5. Palkka, palkkio tai omistajan nostot erikseen rajattuna.
6. Kuukausiraportti tuloksesta ja olennaisista tase-eristä.
7. Tilinpäätös ja veroilmoitus erillisenä vuosityönä tai omana pakettinaan.

Mikro-OY:ssä palvelumallin pitää ottaa kantaa omistajan ja yhtiön välisiin tapahtumiin. Tämä on yksi yleisimmistä alueista, joissa pieneltä näyttävä asiakas aiheuttaa paljon selvitystyötä.

Tilitoimiston kannattaa määritellä etukäteen:

• miten omistajan maksamat kulut ilmoitetaan
• miten yrityskortin käyttöä seurataan
• miten palkka, kilometrikorvaukset ja päivärahat käsitellään
• milloin osinkoihin, lainoihin tai muuhun omistajarahoitukseen liittyvä neuvonta on lisätyötä
• mitä raporttia asiakas saa kuukausittain
• mikä on tilinpäätöksen ja veroilmoituksen hinnoittelu

Mikro-OY-asiakas saattaa olla pieni, mutta asiakkaan odotus voi olla “täysi OY-palvelu”. Jos paketti on hinnoiteltu kuin kevyt toiminimi, kate katoaa nopeasti.

Kolme paketointitasoa tilitoimistolle

Tilitoimiston ei tarvitse rakentaa jokaiselle pienasiakkaalle omaa palvelumallia. Usein riittää kolme tasoa.

Tärkeintä on, että jokaisella paketilla on oma tuotantologiikka.

Kevyt paketti ei saa sisältää jatkuvaa kuukausipalaveria, rajatonta neuvontaa tai vanhojen kuittien jälkiselvittelyä. Kuukausipaketti ei saa olla vain kevyt paketti uudella nimellä. Kontrolloitu paketti ei saa olla “teemme kaiken” ilman tarkkoja vastuita.

Hyvä paketointi näkyy asiakkaalle yksinkertaisena:

• Mitä toimitan?
• Milloin toimitan?
• Mitä tilitoimisto tekee?
• Mitä saan takaisin?
• Milloin maksan lisää?

Tilitoimiston sisällä sama paketointi näkyy työlistana:

• mitä tarkistetaan joka asiakkaalta
• mitä automaatio ehdottaa
• mitä kirjanpitäjä hyväksyy
• mitä kysytään asiakkaalta
• mikä kirjataan poikkeamaksi
• mikä laskutetaan lisätyönä

Aineiston toimitus ja asiakkaan vastuut

Toiminimi- ja mikro-OY-mallien suurin kannattavuusero syntyy usein aineiston toimituksesta.

Jos asiakas toimittaa kuitit ajoissa, käyttää sovittua kanavaa ja vastaa puuttuviin tositteisiin, pieni asiakas voi olla hyvin tehokas palvella. Jos sama asiakas lähettää aineiston sähköpostiin, tekstiviestillä, paperina, pilvikansioon ja kuukauden lopussa sekalaisina kuvina, työ muuttuu heti kalliiksi.

Siksi asiakkaan vastuut pitää kirjoittaa osaksi palvelumallia.

Toiminimiasiakkaan vastuut:

• lisää kuitit ja laskut sovittuun kanavaan
• merkitsee yksityisostot ja omalla rahalla maksetut yrityskulut
• toimittaa myyntiaineiston ja pankkiin liittyvät selitteet ajallaan
• vastaa puuttuvien tositteiden pyyntöihin
• kysyy neuvontaa ennen kuin tekee poikkeavan järjestelyn

Mikro-OY-asiakkaan vastuut:

• pitää yhtiön ja omistajan maksut erillään
• varmistaa, että kaikki ostajat toimittavat kuitit samalla tavalla
• toimittaa palkka- ja kulukorvaustiedot määräpäivään mennessä
• hyväksyy tai selittää poikkeavat tapahtumat
• ilmoittaa lainoista, sopimuksista, isoista hankinnoista ja muista taseeseen vaikuttavista asioista

Tämä ei ole byrokratiaa. Se on tapa estää se, että tilitoimisto joutuu arvaamaan asiakkaan puolesta.

Jos haluat syvemmän mallin puuttuvien tositteiden hallintaan, lue tositteiden kerääminen ilman jatkuvaa muistuttelua.

Hinnoittelu: mitä sisältyy ja mikä on lisätyötä?

Toiminimi- ja mikro-OY-asiakkaiden hinnoittelussa vaarallisin lause on: “sisältää normaalin kirjanpidon”.

Asiakas ei tiedä, mitä normaali tarkoittaa. Kirjanpitäjä voi tarkoittaa sillä rutiinikirjanpitoa, jossa aineisto tulee ajoissa ja kaikki tositteet löytyvät. Asiakas voi tarkoittaa sillä kaikkia yritystoimintaan liittyviä kysymyksiä.

Siksi palvelumalliin kannattaa kirjoittaa näkyviin ainakin nämä:

Toiminimelle hinnoittelun pitää olla riittävän kevyt, mutta ei niin kevyt, että jokainen puuttuva kuitti syö katteen. Mikro-OY:lle hinnan pitää ottaa huomioon, että yhtiön ja omistajan tapahtumat vaativat tarkempaa käsittelyä.

Hyvä sääntö on tämä: kiinteä hinta sopii rutiiniin, lisätyö kuuluu poikkeamiin.

Lue lisää hinnoittelun rakenteesta artikkelista tilitoimiston hinnoittelu: tunti, kiinteä kuukausi vai tapahtumapohjainen.

Milloin toiminimi siirtyy OY-malliin?

Kaikki toiminimet eivät tarvitse OY-mallia. Mutta tilitoimiston kannattaa tunnistaa hetki, jolloin kevyt toiminimipaketti ei enää riitä.

Merkkejä ovat esimerkiksi:

• tapahtumamäärä kasvaa selvästi
• asiakkaalla on useita maksukortteja tai ostajia
• asiakas palkkaa työntekijän tai käyttää alihankkijoita säännöllisesti
• ennakkoverojen, ALV:n ja kassan suunnittelu vaatii enemmän huomiota
• asiakas harkitsee yritysmuodon muutosta
• omistajan ja yrityksen rahavirrat sekoittuvat toistuvasti
• asiakas tarvitsee kuukausittaista raportointia päätöksenteon tueksi

Tässä kohtaa tilitoimiston ei kannata vain nostaa hintaa. Parempi on vaihtaa palvelumalli.

Keskustelu voi mennä näin:

Nykyinen toiminimipaketti on rakennettu kevyelle aineistolle. Teillä tapahtumamäärä, korttiostot ja raportointitarve ovat kasvaneet. Suosittelemme siirtymistä kuukausimalliin, jossa aineisto suljetaan joka kuukausi, puuttuvat tositteet käydään läpi aikaisemmin ja raportointi on selkeämpi.

Jos asiakas myöhemmin vaihtaa yritysmuotoa OY:ksi, palvelumallin muutos on jo osittain tehty. Asiakas on tottunut kuukausirytmiin, vastuut ovat selvät ja aineisto kulkee oikein.

Onboarding: ensimmäiset 30 päivää

Toiminimi- ja mikro-OY-asiakkaan käyttöönotto kannattaa tehdä eri painotuksilla, vaikka tekninen prosessi olisi sama.

Päivät 1-5: luokittelu

Päätä ensin, onko asiakas kevyt toiminimi, kasvava toiminimi, yhden hengen OY vai kontrollia vaativa mikro-OY. Älä aloita hinnasta. Aloita työn lähteistä: tapahtumamäärä, tositteet, ostajat, palkat, ALV, omistajan nostot ja raportointitarve.

Päivät 6-10: aineistomalli

Sovi, mihin kuitit, laskut ja selitteet toimitetaan. Kerro asiakkaalle, mitä kanavia ei käytetä. Jos asiakkaalla on useita ostajia, jokaisen pitää tietää sama ohje.

Päivät 11-15: palvelurajat

Kirjaa, mitä pakettiin kuuluu, mikä on lisätyötä ja mikä tehdään erillisenä vuosityönä. Tämä on erityisen tärkeää veroilmoituksen, tilinpäätöksen, palkkojen ja neuvonnan kohdalla.

Päivät 16-20: ensimmäiset tositteet ja tapahtumat

Käy asiakkaan kanssa läpi oikeita tilanteita: kuitti, ostolasku, omalla rahalla maksettu kulu, puuttuva tosite, yrityskortin käyttö ja omistajan nosto. Käyttöönotto toimii paremmin, kun asiakas näkee omat tilanteensa eikä geneeristä esitystä.

Päivät 21-30: ensimmäinen sulku ja palaute

Sulje ensimmäinen kuukausi tai ensimmäinen aineistojakso. Mittaa puuttuvat tositteet, väärään kanavaan tulleet dokumentit, asiakaspyynnöt ja lisätyöt. Anna asiakkaalle lyhyt palaute: mikä meni oikein, mikä pitää korjata ja mikä jatkossa laskutetaan poikkeamana.

Jos asiakas tulee vanhasta mappimallista, lue myös mappiasiakkaasta sähköiseksi asiakkaaksi: käyttöönoton askelmerkit.

Tyypilliset virheet

1. Kaikki pienasiakkaat laitetaan samaan pakettiin

Toiminimi ja mikro-OY voivat olla samankokoisia liikevaihdoltaan, mutta tilitoimiston työ ei ole sama. Paketin pitää seurata työn luonnetta, ei vain asiakkaan kokoa.

2. Toiminimelle myydään liian raskas palvelu

Kevyt toiminimi ei aina tarvitse kuukausipalaveria, laajaa raportointia tai erillistä neuvontapakettia. Liian raskas malli nostaa hintaa ja tekee ostamisesta vaikeaa.

3. Mikro-OY:lle myydään liian kevyt palvelu

Yhden hengen OY voi näyttää helpolta, mutta yhtiön ja omistajan väliset tapahtumat, palkat, tase ja tilinpäätös tarvitsevat selkeät rajat.

4. Asiakkaan vastuut jäävät sanomatta

Jos asiakas ei tiedä, miten kuitit toimitetaan, miten yksityisostot merkitään tai milloin aineiston pitää olla valmis, kirjanpitäjä joutuu paikkaamaan prosessin joka kuukausi.

5. Neuvonta sisältyy hiljaisesti kaikkeen

Pienasiakkaiden kysymykset ovat usein pieniä, mutta niitä voi olla paljon. Palvelumallissa pitää erottaa normaali palveluviestintä ja erillinen neuvonta.

Yhteenveto

Toiminimi- ja mikro-OY-asiakkaiden palvelumallit kannattaa erottaa, koska asiakkaiden tarpeet, riskit ja tilitoimiston työ ovat erilaisia.

Muista nämä:

1. Älä hinnoittele vain yritysmuodon perusteella.
2. Rakenna kevyt ja ohjaava malli toiminimille.
3. Rakenna kontrolloidumpi kuukausimalli mikro-OY:ille.
4. Kirjaa asiakkaan vastuut aineiston, määräpäivien ja poikkeamien osalta.
5. Erota rutiinityö, neuvonta, vuosityöt ja lisätyö.
6. Tunnista hetki, jolloin toiminimi pitää siirtää kevyestä mallista kuukausimalliin.
7. Mittaa puuttuvat tositteet, asiakaspyynnöt ja lisätyöt heti ensimmäisestä kuukaudesta.

Katso tulos.ai tilitoimistoille tai varaa demo, niin käydään läpi, miten toiminimi- ja mikro-OY-asiakkaiden aineisto, vastuut ja palvelurajat voidaan viedä samaan hallittavaan työnkulkuun.