Sopiiko kiinteähintainen osakeyhtiön kirjanpito yrityksellesi?
Kiinteä kuukausihinta toimii hyvin yksinkertaiselle osakeyhtiölle, mutta ei kaikkiin tilanteisiin. Katso, milloin peruspaketti riittää ja milloin tarvitaan räätälöity kirjanpito.
Kiinteähintainen osakeyhtiön kirjanpito on hyvä malli silloin, kun yrityksen taloushallinto on toistettavaa: myyntilaskut, ostot, kuitit, pankkitapahtumat, ALV-ilmoitukset ja tilinpäätös kulkevat saman prosessin läpi kuukaudesta toiseen.
Sama hinta ei kuitenkaan voi tarkoittaa, että kaikki mahdolliset kirjanpidon erityistilanteet sisältyvät pakettiin. Jos yrityksellä on työntekijöitä, varastoa, sijoituksia, laajaa käyttöomaisuutta, ulkomaankauppaa tai tilintarkastusvelvollisuus, työn määrä ja vastuut muuttuvat olennaisesti.
Siksi olemme julkaisseet erillisen sivun: tulos.ai-palvelurajaukset.
Miksi palvelurajaukset pitää sanoa ääneen?
Kiinteä hinta on asiakkaalle hyödyllinen vain, jos sen sisältö on selkeä. Muuten syntyy helposti väärä odotus: asiakas näkee hinnan ja olettaa, että kaikki yrityksen taloushallintoon liittyvä kuuluu siihen.
Hyvä rajaus suojaa molempia osapuolia:
- asiakas tietää, mitä hän ostaa
- kirjanpitopalvelu pystyy pitämään lupauksensa
- erityistilanteet voidaan hinnoitella oikein
- kuukausikirjanpito ei muutu arvaamattomaksi selvitystyöksi
Tämä on myös hyvää markkinointitapaa. Palvelun olennaiset rajoitukset kannattaa näyttää ennen yhteydenottoa tai tilausta, ei piilottaa vain sopimusehtoihin.
Millaiselle osakeyhtiölle kiinteä paketti sopii?
Peruspaketti sopii yleensä osakeyhtiölle, joka myy omaa työtä tai selkeää palvelua, laskuttaa euroissa ja toimittaa aineiston ajallaan.
Tyypillinen sopiva asiakas:
- konsultti, asiantuntija, suunnittelija tai muu palveluyrittäjä
- pieni osakeyhtiö, jolla ei ole työntekijöitä
- tavallinen suomalainen ALV-tilanne
- yksi tai muutama pankkitili
- vain vähän käyttöomaisuutta
- ei varastoa tai kansainvälistä tavarakauppaa
- tilinpäätös voidaan tehdä ilman tilintarkastusprosessia
Tällaisessa yrityksessä kirjanpidon työ on ennustettavaa. Siksi kiinteä kuukausihinta on mahdollinen.
Milloin peruspaketti ei riitä?
Peruspaketti ei ole oikea ratkaisu, jos kirjanpito vaatii jatkuvaa asiantuntijatulkintaa tai paljon yrityskohtaista käsityötä.
Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi:
- työntekijöiden palkanlaskenta ja työnantajarekisterin rutiinit
- varastokirjanpito, inventaari ja myytyjen tuotteiden kulut
- EU:n ulkopuolinen kauppa, OSS/IOSS tai Ahvenanmaa-erityistilanteet
- monivaluuttainen laskutus tai pankkiliikenne
- sijoitus-, krypto- tai kiinteistötoiminta
- maa- ja metsätalous tai eläintenpito
- useat koneet, ajoneuvot, rahoitussopimukset tai rakennukset taseessa
- tilintarkastusvelvollisuus tai tilintarkastajan laajat aineistopyynnöt
Näissä tilanteissa kirjanpito voi silti onnistua tulos.ai:n avulla, mutta työ pitää hinnoitella räätälöidysti.
Entä poistot, esimerkiksi kannettava tietokone?
Yksittäinen kannettava tietokone ei automaattisesti tarkoita monimutkaista poistolaskentaa. Pienhankinta voidaan usein käsitellä suoraan kuluna, jos se täyttää verotuksen ja kirjanpidon ehdot.
Ero tulee siinä, onko kyse yksittäisestä normaalista hankinnasta vai laajemmasta käyttöomaisuuden hallinnasta.
Yksinkertainen tapaus:
- yritys ostaa yhden kannettavan tietokoneen
- hankinta liittyy selvästi liiketoimintaan
- kuitti tai lasku on kunnossa
- hankinta voidaan käsitellä pienhankintana tai yksinkertaisena käyttöomaisuuseränä
Laajempi tapaus:
- yrityksellä on useita laitteita, koneita tai ajoneuvoja
- hankintoihin liittyy osamaksuja, rahoitussopimuksia tai leasingia
- tarvitaan poistosuunnitelma usealle tilikaudelle
- taseessa on useita käyttöomaisuuseriä, joita pitää seurata erikseen
Ensimmäinen on usein peruskirjanpidon normaalitilanne. Jälkimmäinen on erillinen käyttöomaisuuden ja poistojen hallinta, joka kannattaa rajata pois kiinteästä peruspaketista tai hinnoitella erikseen.
Miksi rajaus ei ole huono asia asiakkaalle?
Selkeä rajaus tekee palvelusta reilumman. Jos kaikki poikkeustilanteet yritetään sisällyttää samaan hintaan, hinta nousee kaikille tai palvelun laatu kärsii.
Kiinteä peruspaketti kannattaa pitää sellaisena, että se toimii hyvin sille asiakkaalle, jolle se on tarkoitettu. Sen rinnalle tarvitaan räätälöity vaihtoehto yrityksille, joiden kirjanpito vaatii enemmän asiantuntijatyötä.
Tulos.ai:n malli on siksi kaksiosainen:
- Osakeyhtiön kirjanpito selkeälle pienelle osakeyhtiölle.
- Räätälöity kirjanpito yritykselle, jolla on työntekijöitä, varastoa, käyttöomaisuutta, ulkomaankauppaa tai muita erityistilanteita.
Tarkistuslista ennen aloitusta
Ennen kiinteän paketin valintaa kannattaa käydä läpi nämä kysymykset:
- Onko yrityksellä työntekijöitä yrittäjän lisäksi?
- Onko yrityksellä varastoa tai tuotteiden jälleenmyyntiä?
- Laskuttaako yritys muussa valuutassa kuin euroissa?
- Myykö tai ostaako yritys EU:n ulkopuolelle?
- Onko yrityksellä sijoituksia, kryptoa tai kiinteistöjä?
- Onko taseessa useita koneita, ajoneuvoja, lainoja tai leasing-sopimuksia?
- Onko yritys tilintarkastusvelvollinen?
- Onko aiemmassa kirjanpidossa avoimia korjauksia tai rästikuukausia?
Jos vastaat moneen kohtaan kyllä, räätälöity kirjanpito on todennäköisesti parempi vaihtoehto.
Yhteenveto
Kiinteähintainen kirjanpito kannattaa silloin, kun yrityksen taloushallinto on selkeä ja toistettava. Rajaukset eivät ole piilotettu miinus, vaan tapa varmistaa, että hinta, työn määrä ja asiakkaan odotukset kohtaavat.
Katso koko lista täältä: Palvelurajaukset. Jos olet epävarma, voit lähettää kuvauksen yrityksestäsi yrityssivun yhteydenottolomakkeella.
